Специфікації окреслюють матеріали, розміри, кольори та інші вимоги до друкарського проекту. Часто розробляються дизайнерами або покупцями друкарських послуг і надсилаються друкарням як частина RFP (Запиту на пропозицію).
Друкарі використовують специфікації для оцінки вартості та вимог до обладнання для будь-якого друкарського завдання та гарантують наявність усіх необхідних матеріалів. Специфікації можуть варіюватися від дуже конкретних, таких як зазначення типів прозорого паперу або чорнил, до загальних, таких як вимога до чотириколірного тріадного друку з обох боків аркуша паперу.
Специфікації можуть виходити за рамки простого опису матеріалів та методів, необхідних для друкарських проектів, а також надавати детальну інформацію про доставку, упаковку та інші вимоги. Наприклад, специфікації можуть вимагати, щоб готові відбитки надсилалися клієнтам у коробках із зазначеними розмірами. Ці коробки повинні бути чітко позначені їхнім іменем та адресою.
Стандартні специфікації можуть пришвидшити отримання кошторисів на друк, оскільки друкарні вже мають всю необхідну інформацію для їх надання. У таких випадках деякі друкарні пропонують стандартні специфікації для популярних завдань, таких як візитні картки чи листівки; такі специфікації спростять отримання кошторисів, оскільки друкарні матимуть всю цю інформацію у файлі та зможуть швидше надавати точні кошториси.
Специфікації повідомляють бажаний результат завдання друку друкарні, тим самим зменшуючи непорозуміння та потенційні помилки під час виробництва. Добре написана специфікація має забезпечити успішне завдання друку, яке відповідає потребам та очікуванням замовника.
Специфікації у друкарстві є життєво важливими для задоволення очікувань клієнтів та запобігання розчаруванню, а також втраті часу та ресурсів . Чітко окреслюючи кінцевий результат, і друкар, і клієнт можуть працювати над створенням приємного досвіду друку.
