Fältkoder är hur Word i tysthet gör den tråkiga matematiken åt dig. Sidnummer. Korsreferenser. Etiketter för "Kapitel 12" som inte faller isär när du flyttar runt scener. Och ja, de kan också få dig att vilja kasta din bärbara dator.
Titta, jag skriver och redigerar bokmanuskript för mitt uppehälle. När jag hjälper en författare att rensa upp ett utkast innan formatering är fältkoder oftast det första jag tittar på. För utkastet kan se bra ut. Tills du uppdaterar fält. Då antingen snäpper allt på plats eller… inte.
Innehållsförteckning
Fältkoder är Words backstage-team
Här är vad jag menar. Word har två lager: det du ser och det som Word faktiskt beräknar bakom kulisserna. Ett fält är i grunden en instruktion som säger "visa aktuellt sidnummer här" eller "visa texten för den rubriken där borta".
För det mesta lägger författare inte märke till fält förrän något går sönder. Som en innehållsförteckning som listar fel sidnummer. Eller en korsreferens som envist pekar på en gammal rubrik.
Jag rekommenderar att du vänjer dig vid att växla mellan pretty view och code view. För när du väl kan se Vad händer, Word slutar kännas hemsökt.
Microsofts egen Word-dokumentation listar över 100 olika fälttyper, från PAGE och REF till DATE och TOC.
Fältresultat kontra fältkod
”Fältresultatet” är vad du normalt ser. Som ”17” för ett sidnummer. ”Fältkoden” är instruktionen. Som { PAGE }.
Och ja, de där tandställningarna spelar roll. Mer om det om en sekund.
Varför författare snubblar över fält
För att böcker förändras. Ständigt. Du klipper ett kapitel. Du lägger till ett epigraf. Du flyttar en scen. Plötsligt är varje "se sidan X"-referens fel. Fält kan fixa det automatiskt. Eller så kan de förbli inaktuella i veckor eftersom ingenting tvingade dem att uppdateras.
I ett blogginlägg om fältbeteende i Microsoft Office uppdateras många fält i Word vid utskrift/förhandsgranskning, men alla fält uppdateras inte automatiskt under redigering.
De tre genvägarna jag använder varje dag
Jag är inte förtjust i att memorera hundra kommandon. Jag föredrar tre.
Alt plus F9 växlar mellan alla fältkoder
Alt+F9 växlar mellan resultat och kod i hela dokumentet. Om ditt manuskript plötsligt fylls med klammerparenteser, få inte panik. Du trycker bara på växlingsknappen.
Shift plus F9 växlar mellan ett fält
Placera markören i ett fält och tryck på Shift+F9. Du kommer att se koden för just det fältet. Så här felsöker jag en enda trasig korsreferens utan att förvandla hela utkastet till ett robotskript.
F9 uppdaterar fält
Markera det du vill uppdatera och tryck sedan på F9. Det är så det är. Jag brukar först trycka på Ctrl+A (markera allt) och sedan på F9.
Enligt Microsofts supportdokumentation uppdateras de markerade fälten om man trycker på F9, och Ctrl+A och sedan F9 uppdaterar fälten i hela dokumentmarkeringen.
Och ja. Ibland frågar Word om du bara vill uppdatera sidnummer eller hela tabellen. Markera hela tabellen om du har ändrat rubriker. Endast sidnummer om du bara har flyttat mellanrummen.
Lockiga tandställning får dig att gråta om du skriver fel
Ärligt talat: du kan inte skriva fältklammerparenteser med tangentbordet. Inte de riktiga. Om du skriver { och } får du vanliga klammerparenteser, och Word kommer inte att behandla det som ett fält. Det kommer bara att ligga där som vanlig text och håna dig.
För att infoga ett fält korrekt rekommenderar jag antingen:
- Infoga fältet från Words meny (fliken Infoga, Snabbdelar, Fält).
- Eller använd Ctrl+F9 för att infoga specialklammerparenteserna och skriv sedan in fältkoden inuti dem.
Microsofts supportsidor skiljer uttryckligen mellan fältparenteser som infogas med Ctrl+F9 och maskinskrivna parenteser, och noterar att maskinskrivna parenteser inte skapar ett fungerande fält.
Jag lärde mig det den hårda vägen. För flera år sedan. Jag "byggde" ett anpassat REF-fält genom att skriva klammerparenteser. Såg perfekt ut. Gjorde ingenting. Jag skyllde på Word. Det var jag.
Sidnummer, avsnittsbrytningar och sådant som förstör ditt första ämne
Författare som skriver om inledande texter stöter alltid på samma sak. Romerska siffror på de första sidorna. Arabiska siffror som börjar vid kapitel 1. Och Word blir konstigt om inte avsnitten är korrekt uppbyggda.
PAGE- och NUMPAGES-fälten
{ PAGE } visar aktuellt sidnummer. { NUMPAGES } visar totalt antal sidor. Sätt ihop dem så får du "Sida 5 av 312".
Men. NUMPAGES räknas baserat på dokumentets aktuella paginering. Så om dina avsnittsbrytningar är röriga kan räknaren kännas felaktig.
SECTIONPAGES och SECTION
Ibland vill man ha "Sida X av Y" för bara det aktuella avsnittet (som en separat bilaga). Det är då SECTIONPAGES spelar roll.
Jag säger inte att du behöver det här för varje roman. Det kommer du inte att göra. Men för facklitteratur med bilagor? Det dyker upp.
Författaren fattade avsnittsbrytningarna
Sektionsbrytningar "Nästa sida" är oftast rätt val för att starta om sidnumreringen i kapitel 1. "Kontinuerliga" brytningar kan fungera bra för kolumner eller layoutknep, men de förvirrar författare eftersom de inte visuellt skriker "nytt avsnitt".
Microsofts riktlinjer för paginering och avsnittsbrytning förklarar att sidnumrering styrs per avsnitt, och att omstart av numrering kräver en avsnittsbrytning, inte bara en sidbrytning.
Korsreferenser som inte ruttnar när du reviderar
Korsreferenser är där fältkoder känns magiska. Eller irriterande. Beror på dagen.
Om du manuellt skriver "Se kapitel 14" kommer du att glömma att ändra det senare. Alla gör det. Om du använder ett korsreferensfält kan Word hålla det justerat med rubriken det pekar på.
REF-fält är arbetshästen
När du infogar en korsreferens via fliken Referenser, släpper Word vanligtvis ett REF-fält bakom kulisserna. Det pekar på ett bokmärke eller en rubrik.
Så när kapitel 14 blir kapitel 16 kan REF uppdateras. Vanligtvis. Förutsatt att du uppdaterar fält.
SIDREF står för referenser som ”se sidan”
Vill du se "se sidan 203"? Det är SIDA-REF-territorium. Det är också kopplat till ett bokmärke.
Jag rekommenderar att du bokmärker viktiga punkter i facklitteratur: figurer, tabeller, övningar, de stora avsnitten "Steg 1". Då förblir SIDREFEREN korrekt även när du lägger till nytt material tidigare i boken.
Vad som bryter korsreferenser
Att ta bort den refererade rubriken kan bryta länken. Detsamma gäller för omfattande kopiering och klistring mellan dokument, beroende på hur Word hanterar bokmärken.
Microsofts supportdokumentation om korsreferenser noterar att korsreferenser är fält och måste uppdateras för att återspegla ändringar i det refererade objektet.
Innehållsförteckningsfält och varför de blir inaktuella
Jag har haft författare som sagt att ”min innehållsförteckning är förbannad”. Nej. Det är bara ett fält. Ett kräsen sådant.
Grunderna i innehållsförteckningsfältet
Innehållsförteckningen är ett innehållsförteckningsfält som hämtar från inbyggda rubrikformat. Det är grejen. Om du formaterade dina kapiteltitlar som vanlig text och gjorde dem stora och fetstilade manuellt, kommer Word inte att se dem som innehållsförteckningsposter.
Och om du senare tillämpar Rubrik 1 korrekt kommer inte innehållsförteckningen att uppdateras förrän du säger åt den att göra det.
Uppdatera sidnummer kontra uppdatera hela tabellen
Word ger dig två alternativ. Endast sidnummer. Eller den fullständiga uppdateringen.
Endast sidnummer är snabbare och fungerar bra när rubrikerna inte ändras. Men om du har ändrat kapiteltitlar eller lagt till en ny underrubrik behöver du uppdatera innehållsförteckningen fullständigt. Annars fortsätter innehållsförteckningen att visa gammal text och du kommer att tro att du tappar bort den.
Microsofts innehållsförteckning beskriver de två uppdateringslägena och bekräftar att det krävs att hela tabellen uppdateras för att uppdatera rubriker och strukturändringar.
Ordfältsväxlar som författare faktiskt bryr sig om
Fältväxlar är de små modifierarna i koden. De är anledningen till att två innehållsförteckningar kan bete sig olika. Eller varför ett datumfält uppdateras och ett annat förblir fryst.
Grejen är den att du inte behöver alla brytare. Bara några få som dyker upp i böcker.
Datumfält som inte avslöjar dig
{ DATE } uppdateras automatiskt beroende på Word-inställningar. Om du anger dagens datum i ditt manuskript för ett inlämningspaket kanske du vill att det ska vara oförändrat. Det är då du använder { CREATEDATE } eller så konverterar du bara fältet till text.
För ingenting är "slarvigt" som att skicka en fil till en agent där "förberedd den"-datumet ändrades eftersom du öppnade den igen.
Microsofts fältreferens skiljer på DATE (aktuellt datum) från CREATEDATE (dokumentets skapandedatum) och SAVEDATE (senast sparade datum).
StyleRef för löpande rubriker
Vill du att den aktuella kapiteltiteln ska visas i rubriken automatiskt? StyleRef gör det genom att hämta text formaterad i en viss stil, som Rubrik 1.
Detta är det tydliga sättet att hålla rubrikerna korrekta när du byter namn på kapitel. Inga manuella redigeringar över 300 sidor.
Fråga och fyll i för arbetsflöden för mallformat
Dessa är nischade. Men jag har sett dem i manuskriptmallar, särskilt för facklitterära arbetsböcker. De ber dig ange värden (författarnamn, boktitel) och återanvänder dem sedan.
Och ja, de känns gammaldags. För det är de.
Låsa fält, ta bort länkar från fält och när jag gör varje
Det här stör mig: författare låser antingen aldrig fält, eller så låser de allting och glömmer varför. Det finns en medelväg.
Lås ett fält när du vill ha stabilitet
Markera fältet. Tryck Ctrl+F11 för att låsa det. Nu uppdateras det inte när du kör F9.
Jag låser fält när jag behöver en ögonblicksbild. Som en sista anteckning om "Antal ord från och med inlämningsdagen" på ett försättsblad. Eller ett datum som inte får ändras.
Ta bort länken till ett fält när du vill ha vanlig text för alltid
Markera fältet. Tryck Ctrl+Shift+F9. Det konverterar det till statisk text. Du kan inte gå tillbaka om du inte ångrar.
Jag kopplar bort fält när jag lämnar över en fil till någon som kommer att manipulera den. Inte alltid avsiktligt. Men det händer. Textredigerare. PDF-konverterare. Slumpmässiga uppladdningsportaler.
Microsoft dokumenterar Ctrl+Shift+F9 som genväg för att ta bort länkar från fält och ersätter fältet med dess aktuella resultat.
Felsöka fältkoder som en lugn person
När fälten inte fungerar börjar jag inte med att skriva om hela dokumentet. Jag börjar med tre kontroller. Snabbt. Tråkigt. Effektivt.
Kontrollera om du ser koder
Alt+F9. Klart. Hälften av mejlen jag får med texten "mina sidnummer försvann" är bara någon som har fastnat i kodvyn.
Uppdatera i rätt ordning
Korsreferenser, innehållsförteckning, listor med figurer. De är beroende av andra saker. Så jag uppdaterar vanligtvis hela dokumentet (Ctrl+A, F9). Sedan uppdaterar jag innehållsförteckningen explicit (högerklicka på innehållsförteckning, Uppdatera fält). Den sekvensen tenderar att bete sig korrekt.
Kontrollera om det finns trasiga bokmärken
Om du ser ”Fel! Referenskällan hittades inte” saknas ett bokmärke. Word är inte dramatisk. Det kan bokstavligen talat inte hitta det fältet pekar på.
Microsofts dokumentation för Word-felmeddelandet identifierar "Fel! Referenskällan hittades inte" som ett trasigt bokmärke eller ett borttaget refererat objekt i korsreferenser.
Lösningen är vanligtvis att infoga korsreferensen igen. Eller återskapa bokmärket. Irriterande. Men inte mystiskt.
Mitt praktiska arbetsflöde för författare innan ni lämnar in ett manuskript
Jag ska vara rak på sak. De flesta formateringsproblem jag ser började med att "jag ville inte röra något tekniskt". Okej. Men du behöver inte bli en Word-trollkarl. Du behöver bara en upprepad kontroll.
- Spara en säkerhetskopia. Seriöst.
- Ctrl+A, sedan F9. Uppdatera allt.
- Högerklicka på innehållsförteckningen. Uppdatera hela tabellen.
- Scrolla efter fel som ”Referenskällan hittades inte”. Åtgärda dessa nu.
- Bestäm vilka fält som ska frysas (datum, specifika anteckningar). Lås eller avlänka dem.
När jag jobbar med fantastiska kunder gör jag ofta detta innan vi genererar de slutgiltiga filerna. Det är inte glamoröst. Det förhindrar konstiga överraskningar senare.
Vill du ha hjälp med att skapa ett rent Word-arbetsflöde för din bok, inklusive mallar? Jag skulle vilja tipsa dig här: Fantastiska resurser för författare.
Vanliga frågor om att bemästra fältkoder i Word
Varför ser jag en massa kod istället för sidnummer och rubriker?
Du har förmodligen aktiverat visning av fältkod. Tryck Alt+F9 för att växla tillbaka. Om det bara är en konstig punkt, klicka på den och använd Shift+F9.
Varför uppdateras inte innehållsförteckningen även efter att jag klickat på uppdatera?
Två vanliga orsaker. Dina kapiteltitlar använder inte inbyggda rubrikformat. Eller så har du bara uppdaterat sidnumren, inte hela tabellen. Försök att använda Rubrik 1 på de riktiga kapitelrubrikerna och uppdatera sedan hela tabellen.
Kan jag skapa mina egna fältkoder från grunden?
Ja. Använd Ctrl+F9 för att infoga riktiga fältklammerparenteser och skriv sedan in koden inuti. Men ärligt talat? Jag rekommenderar att du infogar från fältdialogrutan först och sedan justerar. Det minskar problem med stavfel.
Mina korsreferenser säger Fel! Referenskällan hittades inte. Hur åtgärdar jag det snabbt?
Det refererade bokmärket eller rubriken är borta. Hitta den plats du tänkte referera till, återskapa bokmärket eller rubriken och sätt sedan in korsreferensen igen. Uppdatera sedan fälten med F9.
Hur förhindrar jag att ett datum ändras varje gång jag öppnar dokumentet?
Använd ett icke-föränderligt fält som SKAPADATUM om det får plats. Eller konvertera datumfältet till text genom att markera det och trycka på Ctrl+Skift+F9. Jag gör detta ofta på inlämningsförsättsblad.
Kommer fältkoder att finnas kvar när jag kopierar kapitel till ett nytt Word-dokument?
Ibland. Ibland inte. Korsreferenser som förlitar sig på bokmärken är de känsliga. Jag brukar uppdatera fält efter flytten och stickprovskontrollera korsreferensmålen. Om boken har många referenser föredrar jag att spara allt i en enda huvudfil tills sent i processen.
