Se você está se perguntando como inspecionar um documento no Word, você veio ao lugar certo! O recurso Inspetor de Documentos no Microsoft Word é uma ferramenta robusta projetada para auxiliar na identificação e eliminação de quaisquer dados indesejados ou ocultos de seus documentos. Esses dados podem incluir comentários, texto oculto e metadados que você pode não querer que outros vejam. Saber como usar esse recurso pode aumentar o profissionalismo do seu documento e proteger suas informações confidenciais.
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O que é Inspeção de Documentos?
A inspeção de documentos verifica um documento do Word em busca de dados desnecessários, ocultos ou sensíveis que os usuários podem compartilhar involuntariamente. Esta ferramenta ajuda a garantir que seu conteúdo esteja limpo e pronto para compartilhamento, especialmente em comunicações profissionais e oficiais.
Esta ferramenta é especialmente útil nos seguintes cenários:
- Antes de enviar documentos essenciais, como relatórios, solicitações de subsídios ou propostas comerciais.
- Ao compartilhar arquivos com clientes ou colaboradores que não precisam acessar seu histórico de edição ou comentários.
- Quando você deseja remover informações pessoais ou comentários antes de postar on-line ou por e-mail.
Como acessar o Inspetor de Documentos
Etapa 1: Abra seu documento
Comece abrindo o documento que você gostaria de inspecionar.
Etapa 2: Navegue até Arquivo
Para abrir a visualização de bastidores do seu documento do Word, basta clicar na aba Arquivo no canto superior esquerdo.
Etapa 3: Escolha informações
Uma vez no menu Arquivo, selecione Info da barra lateral. Esta seção fornece várias opções para seu documento, incluindo propriedades e permissões relacionadas.
Etapa 4: Selecione Verificar problemas
Procure um botão que diga “Verificar se há problemas.” Após clicar, um menu aparecerá exibindo várias opções. Uma dessas opções é “Inspecionar Documento”.
Etapa 5: Inspecionar documento
Clique em Inspecionar documento. Esta ação solicitará que você escolha as informações que deseja inspecionar. As opções geralmente incluem o seguinte:
- Comentários
- Propriedades do documento
- Texto oculto
- Anotações
- Objetos incorporados
- Dados XML personalizados
Antes de prosseguir, você pode selecionar ou desmarcar as opções desejadas de acordo com suas necessidades.
Etapa 6: revisar os resultados
Depois de fazer suas seleções, clique em Inspecione. O Document Inspector então escaneará seu documento e apresentará os resultados. A ferramenta revela qualquer conteúdo oculto localizado dentro do documento.
Interpretando os resultados da inspeção
Assim que a verificação for concluída, o Document Inspector exibirá uma lista de descobertas. Com base nos resultados da verificação, diferentes tipos de dados ocultos se tornam visíveis.
O que as descobertas significam
- comentários: Quando os comentários aparecem, outros podem ler as notas. Você pode escolher removê-los se não forem mais necessários.
- Propriedades do documento: Esta seção inclui informações como quem criou o documento e seu horário de criação. Se você não quiser que essas informações sejam compartilhadas, você pode excluí-las.
- Texto oculto: Às vezes, você pode ter texto em seu documento do qual não tem conhecimento — talvez oculto para fins de formatação. Esta seção destaca qualquer texto desse tipo para revisão.
- Anotações: Semelhante aos comentários, mas pode incluir marcas de revisão e notas relacionadas que podem confundir os destinatários.
- Objetos incorporados: Podem ser imagens ou outros arquivos que fazem parte do seu documento e que, novamente, podem não ser destinados ao compartilhamento.
- Dados XML personalizados: Geralmente, elas estão associadas à estrutura e ao layout do documento. Muitas vezes, é essencial revisá-las se você tiver preferências específicas de formatação.
Removendo Dados Ocultos
Após avaliar os resultados da inspeção, você deve remover certos elementos.
Como remover
- Selecione os itens a serem removidos: Você pode marcar as partes específicas do documento que deseja limpar selecionando o botão Remover ao lado de cada descoberta nos resultados do Inspetor de Documentos.
- Confirmar remoção: O Document Inspector solicitará confirmação para prosseguir com a exclusão. Certifique-se de saber quais informações você está removendo.
- Salvar alterações: Salve seu documento quando estiver satisfeito com as edições. Você também pode considerar salvá-lo como um novo arquivo para manter uma cópia do documento original.
Dicas adicionais para inspeção de documentos
- Faça backup do seu documento: Antes de executar a inspeção, é aconselhável fazer backup do seu documento caso queira reverter alguma alteração.
- Verifique antes de compartilhar: Sempre inspecione os documentos antes de enviá-los a qualquer outra pessoa. Isso ajuda a manter a confidencialidade e o profissionalismo.
- Use o Inspetor de Documentos regularmente: ele faz parte de manter seus documentos limpos e claros.
Perguntas frequentes relacionadas a como inspecionar documentos no Word
P. Que tipos de informações ocultas o Inspetor de Documento pode encontrar no Word?
A. O Inspetor de Documentos pode identificar comentários, propriedades de documentos, texto oculto, anotações, objetos incorporados e dados XML personalizados.
P. Como abro o Inspetor de Documentos no Word?
A. Clique no Envie o guia, selecione Info, então clique em Verifique problemas e escolha Inspecionar documento.
P. A inspeção de um documento apagar meus dados?
A. O processo de inspeção não excluir dados, mas você pode remover descobertas específicas após a revisão.
P. Posso inspecionar vários documentos de uma vez?
R. Não, o Inspetor de Documentos do Word foi projetado para inspecionar um documento por vez.
P. O Inspetor de Documentos está disponível em todas as versões do Word?
A. As versões mais recentes do Word, incluindo o Office 365 e o Word 2016 ou posterior, têm o recurso Inspetor de Documentos.
P. O que acontece com o documento depois que eu removo informações ocultas?
A. Após remover informações ocultas, recuperar esses elementos só será possível com um backup do documento antes da limpeza.
P. Posso personalizar o que o Inspetor de Documentos procura?
A. Antes de executar a inspeção, você pode selecionar quais tipos de informações ocultas inspecionar marcando ou desmarcando as opções.
P. O Inspetor de Documentos funciona no Word para Mac?
A. O Inspetor de Documentos está disponível no Word para Mac, embora a navegação possa variar ligeiramente do Versão do Windows.
P. Como posso garantir a remoção completa das informações?
R. Depois de executar o Inspetor de Documentos e fazer as exclusões necessárias, você deve salvar o documento e considerar abri-lo em um software ou visualizador Word diferente para confirmar que não há dados ocultos.
P. O que devo fazer se remover acidentalmente dados essenciais?
A. Se você remover informações importantes acidentalmente, você pode recuperá-las de uma versão de backup do seu documento, se disponível. Para reverter as alterações, use a opção desfazer imediatamente após remover os dados dentro da mesma sessão.
Conclusão
Inspecionar um documento no Word é crucial para mantendo a privacidade e profissionalismo em seu trabalho. Ao aderir às diretrizes e conselhos sugeridos, você pode garantir que seus documentos sejam profissionais e seguros.
