As especificações descrevem os materiais, dimensões, cores e outros requisitos para um projeto de impressão. Geralmente são elaboradas por designers ou compradores de serviços de impressão e enviadas às gráficas como parte de uma RFP (Solicitação de Proposta).
As gráficas utilizam especificações para estimar o custo e os requisitos de equipamento para qualquer trabalho de impressão e garantir que possuem todos os materiais necessários. As especificações podem variar de muito específicas, como especificar papel transparente ou tipos de tinta, a gerais, como solicitar impressão em quadricromia em ambos os lados de uma folha de papel.
As especificações podem ir além da simples descrição dos materiais e métodos necessários para projetos de impressão, fornecendo detalhes sobre entrega, embalagem e outros requisitos. Por exemplo, as especificações podem determinar que as impressões finalizadas sejam enviadas aos clientes em caixas com dimensões específicas. Essas caixas devem ser claramente etiquetadas com o nome e endereço do cliente.
Especificações padronizadas podem agilizar a obtenção de orçamentos de impressão, já que as gráficas já possuem todas as informações necessárias para fornecê-los. Nesses casos, algumas gráficas oferecem especificações padronizadas para trabalhos populares, como cartões de visita ou postais; essas especificações simplificam a obtenção de orçamentos, pois as gráficas terão todas essas informações arquivadas e poderão fornecer orçamentos precisos mais rapidamente.
As especificações comunicam o resultado desejado de um trabalho de impressão à impressora, reduzindo assim falhas de comunicação e possíveis erros durante a produção. Uma especificação bem elaborada deve resultar em um trabalho de impressão bem-sucedido que atenda às necessidades e expectativas do cliente.
As especificações de impressão são vitais para atender às expectativas do cliente e evitar frustrações, bem como desperdício de tempo e recursos . Ao definir claramente o resultado final, tanto a gráfica quanto o cliente podem trabalhar juntos para proporcionar uma experiência de impressão agradável.
