קודי שדות הם הדרך בה Word עושה בשקט את החישוב המשעמם עבורכם. מספרי עמודים. הפניות צולבות. תוויות "פרק 12" שלא מתפרקות כשמזיזים סצנות. וכן, הן גם יכולות לגרום לכם לרצות לזרוק את המחשב הנייד שלכם.
תראו, אני כותב ועורך כתבי יד של ספרים למחייתי. כשאני עוזר לסופר לנקות טיוטה לפני עיצוב, קודי שדות הם בדרך כלל הדבר הראשון שאני מסתכל עליו. כי הטיוטה עשויה להיראות בסדר. עד שמעדכנים שדות. ואז הכל או מתייצב במקומו או... לא.
תוכן העניינים
קודי שדה הם צוות מאחורי הקלעים של Word
הנה מה שאני מתכוון. ל-Word יש שתי שכבות: מה שאתם רואים, ומה ש-Word מחשב בפועל מאחורי הווילון. שדה הוא בעצם הוראה שאומרת "הצג את מספר העמוד הנוכחי כאן" או "הצג את הטקסט של הכותרת שם".
ברוב המקרים, מחברים לא שמים לב לשדות עד שמשהו לא עובד. כמו תוכן עניינים שמפרט מספרי עמודים שגויים. או הפניה מקושרת שמצביעה בעקשנות לכותרת ישנה.
אני ממליץ להרגיש בנוח לעבור בין תצוגת ה-Pretty לתצוגת הקוד. כי ברגע שתוכלו לִרְאוֹת מה קורה, וורד מפסיק להרגיש רדוף.
בתיעוד של Microsoft Word יש למעלה מ-100 סוגי שדות שונים, החל מ-PAGE ו-REF ועד DATE ו-TOC.
תוצאת שדה לעומת קוד שדה
"תוצאת השדה" היא מה שאתם רואים בדרך כלל. כמו "17" עבור מספר עמוד. "קוד השדה" הוא ההוראה. כמו { PAGE }.
וכן, הגשרים האלה חשובים. עוד על כך עוד רגע.
מדוע סופרים מועדים על פני שדות
כי ספרים זזים. כל הזמן. אתה גוזר פרק. אתה מוסיף משפט. אתה מזיז סצנה. פתאום כל הפניה ל"ראה עמוד X" שגויה. שדות יכולים לתקן את זה אוטומטית. או שהם יכולים להישאר מיושנים במשך שבועות כי שום דבר לא אילץ אותם להתעדכן.
בפוסט בבלוג של צוות Microsoft Office על אופן התנהגות שדות, Word מעדכן שדות רבים בזמן ההדפסה/תצוגה מקדימה, אך לא כל השדות מתעדכנים אוטומטית במהלך העריכה.
שלושת קיצורי הדרך שאני משתמש בהם כל יום
אני לא חובב של שינון מאה פקודות. אני חובב של שלוש.
Alt בתוספת F9 מפעילה את כל קודי השדות
Alt+F9 מעביר את כל המסמך בין תוצאות לקודים. אם כתב היד שלך מתמלא פתאום בסוגריים של סוגריים מסולסלים, אל תיבהלו. פשוט לחצתם על כפתור ההפעלה.
Shift ו-F9 מעבירים בין שדה אחד למצב אחר
מקמו את הסמן בשדה ולחצו על Shift+F9. תראו את הקוד עבור שדה זה בלבד. כך אני מנפה באגים בהפניה מקושרת אחת מבלי להפוך את כל הטיוטה לסקריפט רובוט.
F9 מעדכן שדות
בחר את מה שאתה רוצה לעדכן, לאחר מכן לחץ על F9. זהו המהלך. אני בדרך כלל משתמש קודם ב-Ctrl+A (בחר הכל), ואז ב-F9.
לפי תיעוד התמיכה של מיקרוסופט, לחיצה על F9 מעדכנת את השדות שנבחרו, ו-Ctrl+A לאחר מכן F9 מעדכנת שדות בכל בחירת המסמך.
וכן. לפעמים Word שואל אם לעדכן רק את מספרי העמודים או את כל הטבלה. בחר את כל הטבלה אם שינית כותרות. מספרי עמודים רק אם רק הזזת את המרווח.
גשר מתולתל יגרום לכם לבכות אם תקלידו אותו לא נכון
רצינות: אי אפשר להקליד סוגריים מרוטים עם המקלדת. לא את הסוגריים האמיתיים. הקלדת { ו-} נותנת לך סוגריים מרוטים רגילים, ו-Word לא יתייחס לזה כשדה. הוא פשוט יישאר שם כמו טקסט רגיל וילעג לך.
כדי להכניס שדה בצורה נכונה, אני ממליץ על אחת מהאפשרויות הבאות:
- הוסף את השדה מתפריט של Word (הכרטיסייה הוספה, חלקים מהירים, שדה).
- או השתמשו ב-Ctrl+F9 כדי להוסיף את הסוגריים המיוחדים, ולאחר מכן הקלידו את קוד השדה שבתוכם.
דפי התמיכה של מיקרוסופט מבחינים במפורש בין סוגריים מרוטים המוכנסים על ידי Ctrl+F9 לבין סוגריים מרוטים מודפסים, תוך ציון שסוגריים מרוטים מודפסים לא ייצרו שדה פעיל.
למדתי את זה בדרך הקשה. לפני שנים. "בניתי" שדה REF מותאם אישית על ידי הקלדת סוגריים. נראה מושלם. לא עשיתי כלום. האשמתי את Word. זה הייתי אני.
מספרי עמודים, מעברי מקטעים וכל מה שהורס את דף הפתיחה
סופרים שעוסקים בכתיבה ראשית תמיד נתקלים באותו גבול. ספרות רומיות בעמודים הראשונים. ספרות ערביות החל מפרק 1. ו-Word נהיה מוזר אלא אם כן הסעיפים שלך מוגדרים נכון.
שדות PAGE ו-NUMPAGES
{ PAGE } מציג את מספר העמוד הנוכחי. { NUMPAGES } מציג את סך העמודים. חברו אותם יחד ותקבלו "עמוד 5 מתוך 312".
אבל. ספירת NUMPAGES מבוססת על סדר העמודים הנוכחי של המסמך. לכן, אם מעברי המקטע שלך מבולגנים, הספירה יכולה להרגיש לא נכונה.
SECTIONPAGES ו-SECTION
לפעמים רוצים "עמוד X מתוך Y" רק עבור הסעיף הנוכחי (כמו נספח נפרד). אז SECTIONPAGES חשוב.
אני לא אומר שתצטרכו את זה לכל רומן. לא. אבל לספרי עיון עם נספחים? זה צץ.
המחבר הבין את מעברי הקטע
מעברי מקטע מסוג "עמוד הבא" הם בדרך כלל הבחירה הנכונה לחידוש מספור העמודים בפרק 1. מעברים "רציפים" יכולים להיות בסדר עבור עמודות או טריקים של פריסה, אך הם מבלבלים מחברים מכיוון שהם לא צועקים ויזואלית "מקטע חדש".
ההנחיות של מיקרוסופט בנוגע לחלוקת עמודים ומעבר מקטעים מסבירות שמספור עמודים נשלט לפי מקטע, והפעלה מחדש של המספור דורשת מעבר מקטע, ולא רק מעבר עמוד.
הפניות צולבות שלא נרקבות כשאתה עורך אותן
הפניות צולבות הן המקומות שבהם קודי שדה מרגישים קסומים. או מרגיזים. תלוי ביום.
אם תקלידו ידנית "ראה פרק 14", תשכחו לשנות זאת מאוחר יותר. כולם עושים זאת. אם תשתמשו בשדה הפניה מקושרת, Word יכול לשמור אותו מיושר עם הכותרת שאליה הוא מצביע.
שדות REF הם סוס העבודה
כשמוסיפים הפניה מקושרת דרך הכרטיסייה הפניות, Word בדרך כלל משמיט שדה REF מאחורי הקלעים. הוא מצביע על סימניה או כותרת.
אז כאשר פרק 14 הופך לפרק 16, ה-REF יכול להתעדכן. בדרך כלל. בהנחה שאתה מעדכן שדות.
PAGEREF מיועד להפניות של "ראה עמוד"
רוצה "ראה עמוד 203"? זה טריטוריה של PAGEREF. זה גם קשור לסימנייה.
אני ממליץ לשמור בסימניות פריטים מרכזיים בספר עיון: איורים, טבלאות, תרגילים, החלקים הגדולים של "שלב 1". כך עמוד 1 יישאר מדויק גם כשמוסיפים חומר חדש מוקדם יותר בספר.
מה שובר הפניות צולבות
מחיקת הכותרת המופיעה עלולה לנתק את הקישור. כך גם העתקה-הדבקה כבדה בין מסמכים, תלוי באופן שבו Word נושא סימניות.
מסמכי התמיכה של מיקרוסופט בנושא הפניות צולבות מציינים כי הפניות צולבות הן שדות ויש לעדכן אותן כדי לשקף שינויים בפריט שאליו מפנה.
שדות תוכן עניינים ומדוע הם הופכים למיושנים
סופרים אמרו לי "תוכן העניינים שלי מקולל". לא. זה סתם תחום. תחום בררן.
יסודות שדה תוכן עניינים
תוכן העניינים הוא שדה תוכן עניינים שמקבל מסגנונות כותרות מובנים. זה העניין. אם עיצבתם את כותרות הפרקים שלכם כטקסט רגיל והפכתם אותן לגדולות ומודגשות באופן ידני, Word לא יראה אותן כערכי תוכן עניינים.
ואם תיישם מאוחר יותר את כותרת 1 כראוי, תוכן העניינים לא יתעדכן עד שתורה לו לעשות זאת.
עדכון מספרי עמודים לעומת עדכון הטבלה כולה
Word נותן לך שתי אפשרויות. מספרי עמודים בלבד. או העדכון המלא.
מספרי עמודים בלבד מהירים ותקינים יותר כאשר הכותרות לא השתנו. אבל אם שיניתם כותרות פרקים, או הוספתם כותרת משנה חדשה, תצטרכו לעדכן את הטקסט במלואו. אחרת תוכן העניינים ימשיך להציג טקסט ישן ותחשבו שאתם מאבדים את זה.
הנחיות העזרה של מיקרוסופט בנוגע לתוכן העניינים מתארות את שני מצבי העדכון ומאשרות כי נדרש עדכון של הטבלה כולה כדי לרענן כותרות ושינויי מבנה.
מתגי שדות מילים שאכפת לכותבים
מתגי שדות (field switches) הם המגדירים הקטנים בתוך הקוד. הם הסיבה לכך ששני תוכן עניינים (TOCs) יכולים להתנהג בצורה שונה. או מדוע שדה תאריך אחד מתעדכן ואחר נשאר קפוא.
העניין הוא שאתה לא צריך את כל המתגים. רק כמה שמופיעים בספרים.
שדות תאריך שלא יבגדו בך
{ DATE } מתעדכן אוטומטית בהתאם להגדרות Word. אם ציינת את התאריך של היום בכתב היד שלך עבור חבילת הגשה, ייתכן שתרצה שהוא יישאר קבוע. זה הזמן שבו אתה משתמש { CREATEDATE } או שאתה פשוט ממיר את השדה לטקסט.
כי שום דבר לא אומר "רשלני" כמו לשלוח לסוכן קובץ שבו תאריך ה"הכנה בתאריך" השתנה בגלל שפתחת אותו שוב.
הפניה לשדה של מיקרוסופט מבדילה בין DATE (תאריך נוכחי) לבין CREATEDATE (תאריך יצירת המסמך) ו-SAVEDATE (תאריך שמירה אחרון).
StyleRef עבור כותרות רצות
רוצה שכותרת הפרק הנוכחית תופיע בכותרת הראשית באופן אוטומטי? StyleRef עושה זאת על ידי משיכת טקסט המעוצב בסגנון מסוים, כמו כותרת ראשית 1.
זוהי הדרך הנקייה לשמור על כותרות מדויקות בעת שינוי שם של פרקים. אין צורך בעריכה ידנית על פני 300 עמודים.
בקש ומילוי עבור זרימות עבודה בסגנון תבנית
אלו נישתיות. אבל ראיתי אותן בתבניות כתבי יד, במיוחד עבור חוברות עבודה עיון. הן מבקשים ממך להזין ערכים (שם המחבר, שם הספר) ואז משתמשות בהם שוב.
וכן, הם מרגישים של פעם. כי הם כאלה.
נעילת שדות, ניתוק קישור של שדות, ומתי אני עושה כל אחד מהם
זה מטריד אותי: מחברים או שלעולם לא נועלים שדות, או שהם נועלים הכל ושוכחים למה. יש דרך ביניים.
נעל מגרש כשאתה רוצה יציבות
בחר את השדה. לחץ על Ctrl+F11 כדי לנעול אותו. כעת הוא לא יתעדכן כשתפעיל את F9.
אני נועל שדות כשאני צריך תמונת מצב. כמו הערה אחרונה בעמוד השער של "ספירת מילים נכון ליום ההגשה". או תאריך שאסור להשתנות.
ניתוק קישור של שדה כשרוצים טקסט רגיל לצמיתות
בחר את השדה. לחץ על Ctrl+Shift+F9. פעולה זו תמיר אותו לטקסט סטטי. אין אפשרות לחזור אחורה אלא אם תבטל.
אני מנתק שדות כשאני מוסר קובץ למישהו שיעשה בו טעות. לא תמיד בכוונה. אבל זה קורה. עורכי עותקים. ממירים של PDF. פורטלים להעלאה אקראית.
מיקרוסופט מתעדת את Ctrl+Shift+F9 כקיצור דרך לניתוק קישור של שדות, ומחליפה את השדה בתוצאה הנוכחית שלו.
פתרון בעיות קודי שדה כמו אדם רגוע
כששדות לא עובדים, אני לא מתחיל בכתיבה מחדש של המסמך כולו. אני מתחיל עם שלוש בדיקות. מהיר. משעמם. יעיל.
בדוק אם אתה רואה קודים
Alt+F9. סיימתי. חצי מהאימיילים שאני מקבל עם הכיתוב "מספרי העמודים שלי נעלמו" הם פשוט מישהו שנתקע בתצוגת קוד.
עדכון בסדר הנכון
הפניות צולבות, תוכן עניינים, רשימות של איורים. הן מסתמכות על דברים אחרים. לכן אני בדרך כלל מעדכן את כל המסמך (Ctrl+A, F9). לאחר מכן מעדכן את תוכן העניינים במפורש (לחיצה ימנית על תוכן עניינים, עדכון שדה). רצף זה נוטה להתנהג בצורה שונה.
בדוק אם יש סימניות שבורות
אם אתם רואים "שגיאה! מקור ההפניה לא נמצא", זוהי סימניה חסרה. Word לא דרמטי. הוא פשוט לא מצליח למצוא את מה שהשדה מצביע עליו.
תיעוד הודעת השגיאה של Microsoft Word מזהה את המילה "שגיאה! מקור ההפניה לא נמצא" כסימנייה שבורה או פריט שהופנה אליו נמחק בהפניות צולבות.
התיקון הוא בדרך כלל להוסיף מחדש את ההפניה המקושרת. או ליצור מחדש את הסימניה. מעצבן. אבל לא מסתורי.
תהליך העבודה המעשי שלי לסופרים לפני מסירת כתב היד
אני אהיה ישר. רוב כאבי הראש של עיצוב שאני רואה התחילו כ"לא רציתי לגעת בשום דבר טכני". בסדר. אבל אתה לא צריך להפוך לאשף Word. אתה רק צריך בדיקה חוזרת.
- שמור עותק גיבוי. ברצינות.
- Ctrl+A, לאחר מכן F9. עדכן הכל.
- לחץ לחיצה ימנית על תוכן העניינים. עדכן את כל הטבלה.
- גלול אחר שגיאות כמו "מקור ההפניה לא נמצא". תקן אותן עכשיו.
- החלט אילו שדות יש להקפיא (תאריכים, הערות ספציפיות). נעל או בטל קישור שלהם.
כשאני עובד עם לקוחות מדהימים, אני עושה זאת לעתים קרובות לפני שאנחנו יוצרים את הקבצים הסופיים. זה לא זוהר. זה מונע הפתעות מוזרות בהמשך.
רוצה עזרה בהגדרת תהליך עבודה נקי ב-Word עבור הספר שלך, כולל תבניות? הייתי מפנה אותך לכאן: משאבים מדהימים לסופרים.
שאלות נפוצות לשליטה בקודי שדות ב-Word
למה אני רואה חבורה של קוד במקום מספרי עמודים וכותרות?
כנראה שהפעלת את תצוגת קוד השדה. לחץ על Alt+F9 כדי לחזור. אם זה רק נקודה מוזרה אחת, לחץ עליה והשתמש ב-Shift+F9.
למה תוכן העניינים שלי לא מתעדכן גם אחרי שאני לוחץ על "עדכן"?
שתי סיבות נפוצות. כותרות הפרקים שלך אינן משתמשות בסגנונות כותרת מובנים. או שעדכנת רק את מספרי העמודים, לא את כל הטבלה. נסה להחיל כותרת 1 על כותרות הפרקים האמיתיות, ולאחר מכן לעדכן את כל הטבלה.
האם אני יכול ליצור קודי שדות משלי מאפס?
כן. השתמשו ב-Ctrl+F9 כדי להוסיף סוגריים אמיתיים של שדה, לאחר מכן הקלידו את הקוד שבפנים. אבל באמת? אני ממליץ להכניס תחילה מתיבת הדו-שיח של השדה, ואז להתאים. זה מפחית את כאבי שגיאות הקלדה.
ההפניות שלי אומרות שגיאה! מקור ההפניה לא נמצא. איך אני מתקן את זה מהר?
הסימנייה או הכותרת שאליה התכוונת להפנות נעלמה. מצא את הנקודה שאליה התכוונת להפנות, צור מחדש את הסימנייה או הכותרת, ולאחר מכן הוסף מחדש את ההפניה המקושרת. לאחר מכן, עדכן שדות באמצעות F9.
איך אני יכול למנוע שינוי תאריך בכל פעם שאני פותח מסמך?
השתמשו בשדה שאינו משתנה כמו CREATEDATE אם הוא מתאים. או המירו את שדה התאריך לטקסט על ידי בחירתו ולחיצה על Ctrl+Shift+F9. אני עושה זאת הרבה בדפי שער של הגשות.
האם קודי שדות ישארו כשאני מעתיק פרקים למסמך Word חדש?
לפעמים. לפעמים לא. הפניות מקושרות שמסתמכות על סימניות הן השבריריות. אני בדרך כלל מעדכן שדות לאחר המעבר ובודק נקודתית יעדי הפניות מקושרות. אם הספר עשיר בהפניות, אני מעדיף לשמור הכל בקובץ אב אחד עד מאוחר בתהליך.
