מפרטים מתארים את החומרים, המידות, הצבעים ודרישות אחרות לפרויקט דפוס. מפרטים אלה מפותחים לעתים קרובות על ידי מעצבים או קונים של דפוס ונשלחים למדפסות כחלק מבקשת הצעה (RFP).
מדפסות משתמשות במפרטים כדי להעריך את העלות ודרישות הציוד עבור כל עבודת הדפסה ולהבטיח שיש להן את כל החומרים הדרושים. מפרטים יכולים לנוע בין ספציפיים מאוד, כגון ציון סוגי נייר או דיו שקופים, לבין כלליים, כגון קריאה להדפסה בארבעה צבעים משני צידי גיליון הנייר.
מפרטים יכולים לעלות על פירוט חומרים ושיטות הנדרשים לפרויקטים של הדפסה על ידי מתן פרטים על משלוח, אריזה ודרישות אחרות. לדוגמה, מפרטים עשויים להכתיב כי הדפסים מוגמרים יישלחו ללקוחות בקופסאות עם מידות מוגדרות. קופסאות אלו חייבות להיות מתויגות בבירור עם שמם וכתובתם.
מפרטים סטנדרטיים יכולים להאיץ את קבלת הצעות המחיר לדפוס, מכיוון שבידי המדפסות כבר יש את כל המידע הדרוש למתן הצעות מחיר. במקרים אלה, חלק מהמדפסות מציעות מפרטים סטנדרטיים לעבודות פופולריות כמו כרטיסי ביקור או גלויות; מפרטים כאלה יפשטו את קבלת הצעות המחיר מכיוון שלמדפסות יהיה את כל המידע הזה בקובץ והן יוכלו לספק הצעות מחיר מדויקות מהר יותר.
מפרטים מעבירים את התוצאה הרצויה של עבודת הדפסה למדפסת, ובכך מצמצמים תקלות בתקשורת ושגיאות אפשריות במהלך הייצור. מפרט כתוב היטב אמור להניב עבודת הדפסה מוצלחת העונה על צרכי הלקוח וציפיותיו.
מפרטים בהדפסה חיוניים לעמידה בציפיות הלקוחות ולמניעת תסכול וכן בזבוז זמן ומשאבים . על ידי תיאור ברור של התוצאה הסופית, גם המדפיס וגם הלקוח יכולים לשאוף ליצירת חוויית הדפסה מהנה.
