כשאנחנו מדברים על עותק פיזי, אנחנו מתכוונים להדפסה מוחשית של מידע שמקורו במחשב. לעתים קרובות זה מכונה "מסמך פיזי". עותקים פיזיים מועילים במגוון סביבות, כולל עסקים, בתי ספר ומשקי בית.
המטרה העיקרית של עותקים מודפסים היא לשכפל מסמכים. זה נע בין הדפסת עבודות לימודיות ועד דוחות עבודה. בסביבה ארגונית, עותקים מודפסים, כגון חוזים או מסמכים משפטיים, ממלאים פונקציות חיוניות. בנוסף, ניתן להשתמש בהם ליצירת תמונות פיזיות או גרפיקה.
יש אנשים שמעדיפים עותקים מודפסים בשל קלות הקריאה והטיפול שלהם בהשוואה לעמיתיהם הדיגיטליים. השיתוף נעשה גם פשוט יותר עם עותקים מודפסים מאשר עם קבצים דיגיטליים. עם זאת, יש לציין כי הדפסה דורשת שטח נוסף וכרוכה בעלויות גבוהות יותר.
עותק פיזי כולל נתונים מודפסים פיזית שמקורם במחשב - לרוב באמצעות מדפסות - במטרה לגישה לא מקוונת או גיבוי נתונים במקרה שקבצי המחשב יאבדו או יינזקו. לדוגמה, מסמכים חשובים כמו חוזים מודפסים לעתים קרובות על ידי עסקים למטרות סקירה וחתימה לא מקוונות.
בטרמינולוגיה של הוצאה לאור, אנו משתמשים במונח 'עותק מודפס' ספציפית כאשר מתייחסים לספרים פיזיים בניגוד לפורמטים דיגיטליים כמו ספרים אלקטרוניים - הבחנה המיושם בדרך כלל על ידי מו"לים בהתייחסם לרומנים כרוכים ו... לא מאוגד כתבי יד כ'עותקים מודפסים'. מוציאים לאור אלה עשויים ליצור עותקים מודפסים על ידי הדפסת כתבי יד שנשלחו למטרות סקירה או שמירתם בקובץ כאשר גרסאות דיגיטליות נמצאות בסיכון לאיבוד או להינזק.
יש אנשים שאין להכחיש מעדיפים לקרוא גרסאות ספרים מוחשיות בהשוואה לעמיתיהם הדיגיטליים; הם רואים בהם נוחות רבה יותר לעיניים תוך שהם מספקים חוויית דפדוף מהנה. יתר על כן, ספרים פיזיים מאפשרים אפשרויות השאלה/מכירה הזמינות רק לעיתים בפורמטים דיגיטליים.
