Il backup crea copie di dati se gli originali vengono danneggiati, persi o eliminati. Sebbene comunemente applicato ai file del computer, il backup può essere applicato a qualsiasi forma di supporti di memorizzazione contenente file e informazioni essenziali.
Il backup è essenziale quando si pubblica un libro; comporta la creazione di più copie del manoscritto e altri materiali correlati nel caso in cui gli originali vengano persi o danneggiati, inclusi file digitali, copie stampate e registrazioni audio/video.
Il backup è un integrale componente della pubblicazione. Avendo copie disponibili dei materiali originali nel caso in cui accada loro qualcosa o l'autore/illustratore non fornisca più copie, il backup garantisce che un libro possa essere comunque pubblicato anche se qualcosa va storto nel processo di pubblicazione.
Esistono molteplici approcci per salvaguardare i dati del progetto di un libro. Un modo è semplicemente fare delle copie e riporle in un luogo sicuro, ad esempio in una cassaforte ignifuga o banca cassetta di sicurezza.
Scegliendo di archiviare copie digitali su dischi rigidi separati o nel Cloud è meno vulnerabile ai danni fisici; tuttavia, è bene ricordare che i file digitali potrebbero corrompersi nel tempo.
Infine, alcuni editori scelgono di scansionare tutto il materiale di un libro e di archiviarlo digitalmente come file digitali come strategia di backup efficace, sebbene questo approccio possa essere dispendioso in termini di tempo e denaro.
Indipendentemente dall'approccio adottato per il backup e l'archiviazione dei dati, devono esistere più copie nel caso in cui una si danneggi o si perda in un disastro imprevisto. Conservale sempre separatamente in modo che non vadano perdute insieme in un incidente.