Un archivio è un deposito di fonti primarie con caratteristiche uniche provenienza che sono stati elaborati e conservati secondo standard prestabiliti e best practice. La carta è espressamente progettata per resistere a una durata prolungata senza scolorimento o altre forme di degradazione; è spesso preferita dai conservatori di biblioteche e dalle biblioteche statunitensi che necessitano di opere permanenti come testi accademici per motivi di conservazione.
L'archiviazione offre un valore immenso poiché consente di tenere traccia di ogni fonte primaria in essa contenuta e di fornire documenti autenticati da interpretare nel contesto.
L'archivio si riferisce a qualsiasi luogo fisico in cui i materiali di origine primaria sono conservati in modo sicuro per futuri riferimenti e ricerche. Gli archivi possono essere pubblici o privati e idealmente dovrebbero ospitarli in edifici appositamente costruiti e progettati per soddisfare i requisiti di archiviazione.
Gli archivi servono principalmente per la ricerca. Studiosi e altri ricercatori utilizzano gli archivi per indagare sulle fonti primarie in essi contenute, direttamente presso l'archivio stesso o richiedendone copie.
Le raccolte di archivi forniscono fonti primarie che possono aiutare gli educatori a insegnare storia, arte e altre materie. Gli archivi ospitano spesso anche programmi pubblici come tour, conferenze e mostre presso la loro sede.
La conservazione archivistica dei libri è fondamentale per numerose ragioni. L'archiviazione aiuta a proteggerli dai danni e a prolungarne la bellezza; inoltre, le condizioni di conservazione appropriate possono aumentare il valore e, allo stesso tempo, aiutare a preservare la storia e il contenuto per le generazioni future.
La facile accessibilità fornisce valutazioni rapide e pratiche. Ciò può aiutare con la valutazione del valore o della significatività.