Spesifikasi menguraikan bahan, dimensi, warna, dan persyaratan lain untuk proyek pencetakan. Seringkali dikembangkan oleh desainer atau pembeli cetak dan dikirim ke percetakan sebagai bagian dari RFP (Permintaan Proposal).
Pihak percetakan menggunakan spesifikasi untuk memperkirakan biaya dan kebutuhan peralatan untuk setiap pekerjaan pencetakan dan memastikan mereka memiliki semua bahan yang dibutuhkan. Spesifikasi dapat berkisar dari yang sangat spesifik, seperti menentukan jenis kertas atau tinta yang transparan, hingga yang umum, seperti meminta pencetakan proses empat warna di kedua sisi selembar kertas.
Spesifikasi dapat melampaui sekadar merinci bahan dan metode yang dibutuhkan untuk proyek pencetakan dengan memberikan detail tentang pengiriman, pengemasan, dan persyaratan lainnya. Misalnya, spesifikasi mungkin menetapkan bahwa hasil cetakan yang sudah jadi dikirim ke pelanggan dalam kotak dengan dimensi tertentu. Kotak-kotak ini harus diberi label dengan jelas yang berisi nama dan alamat pelanggan.
Spesifikasi standar dapat mempercepat proses mendapatkan penawaran harga cetak karena percetakan sudah memiliki semua informasi yang diperlukan untuk memberikan penawaran tersebut. Dalam hal ini, beberapa percetakan menawarkan spesifikasi standar untuk pekerjaan populer seperti kartu nama atau kartu pos; spesifikasi tersebut akan menyederhanakan proses mendapatkan penawaran harga karena percetakan akan memiliki semua informasi ini dalam arsip mereka dan dapat memberikan penawaran harga yang akurat dengan lebih cepat.
Spesifikasi mengkomunikasikan hasil yang diinginkan dari suatu pekerjaan pencetakan kepada pihak percetakan, sehingga mengurangi kesalahpahaman dan potensi kesalahan selama produksi. Spesifikasi yang ditulis dengan baik seharusnya menghasilkan pekerjaan pencetakan yang sukses dan memenuhi kebutuhan serta harapan pelanggan.
Spesifikasi dalam pencetakan sangat penting untuk memenuhi harapan pelanggan dan mencegah frustrasi serta pemborosan waktu dan sumber daya . Dengan menguraikan hasil akhir secara jelas, baik pihak pencetak maupun pelanggan dapat bekerja sama untuk menciptakan pengalaman pencetakan yang menyenangkan.
