Ketika kita berbicara tentang salinan cetak, yang kita maksud adalah hasil cetakan nyata dari informasi yang bersumber dari komputer. Ini sering disebut sebagai "dokumen salinan cetak". Salinan cetak bermanfaat dalam berbagai situasi, termasuk bisnis, sekolah, dan rumah tangga.
Tujuan utama dari salinan cetak adalah untuk mereproduksi dokumen. Ini mencakup berbagai hal, mulai dari mencetak esai sekolah hingga laporan kerja. Di lingkungan perusahaan, salinan cetak, seperti kontrak atau dokumen hukum, memiliki fungsi yang sangat penting. Selain itu, salinan cetak juga dapat digunakan untuk menghasilkan gambar atau grafik fisik.
Beberapa orang lebih menyukai salinan cetak karena lebih mudah dibaca dan ditangani dibandingkan dengan salinan digital. Berbagi juga menjadi lebih mudah dengan salinan cetak daripada dengan berkas digital. Meskipun demikian, perlu dicatat bahwa pencetakan memerlukan ruang tambahan dan menimbulkan biaya yang lebih tinggi.
Salinan fisik (hard copy) merujuk pada data yang dicetak secara fisik dari komputer—seringkali melalui printer—dengan tujuan akses offline atau sebagai cadangan data jika file komputer hilang atau rusak. Misalnya, dokumen penting seperti kontrak sering dicetak oleh perusahaan untuk keperluan peninjauan dan penandatanganan offline.
Dalam terminologi penerbitan, kita menggunakan istilah 'hard copy' secara khusus ketika merujuk pada buku fisik, berbeda dengan format digital seperti e-book—perbedaan yang umum diterapkan oleh penerbit ketika merujuk pada novel yang dijilid dan tidak terikat manuskrip sebagai 'salinan keras.' Penerbit ini mungkin membuat salinan keras dengan mencetak manuskrip yang dikirim untuk tujuan peninjauan atau menyimpannya dalam arsip bila versi digital berisiko hilang atau rusak.
Beberapa orang tidak dapat disangkal lebih suka membaca versi buku yang nyata dibandingkan dengan buku digital; mereka merasa buku fisik lebih nyaman dilihat dan memberikan pengalaman menyenangkan saat membalik halaman. Selain itu, buku fisik memfasilitasi opsi peminjaman/penjualan yang terkadang hanya tersedia dalam format digital.
