विनिर्देशों में प्रिंटिंग परियोजना के लिए सामग्री, आयाम, रंग और अन्य आवश्यकताओं का विवरण दिया जाता है। इन्हें अक्सर डिज़ाइनर या प्रिंट खरीदार द्वारा तैयार किया जाता है और प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) के हिस्से के रूप में प्रिंटरों को भेजा जाता है।
प्रिंटर किसी भी प्रिंटिंग कार्य के लिए लागत और उपकरण संबंधी आवश्यकताओं का अनुमान लगाने और यह सुनिश्चित करने के लिए विशिष्टताओं का उपयोग करते हैं कि उनके पास सभी आवश्यक सामग्रियां मौजूद हैं। विशिष्टताएं बहुत ही विशिष्ट हो सकती हैं, जैसे कि पारदर्शी कागज या स्याही के प्रकार निर्दिष्ट करना, या सामान्य हो सकती हैं, जैसे कि कागज की एक शीट के दोनों तरफ चार-रंग प्रक्रिया प्रिंटिंग की आवश्यकता होना।
मुद्रण परियोजनाओं के लिए आवश्यक सामग्रियों और विधियों का विवरण देने के अलावा, विनिर्देशों में वितरण, पैकेजिंग और अन्य आवश्यकताओं का विवरण भी शामिल हो सकता है। उदाहरण के लिए, विनिर्देशों में यह निर्धारित किया जा सकता है कि तैयार प्रिंट ग्राहकों को निर्दिष्ट आयामों वाले बक्सों में भेजे जाएं। इन बक्सों पर ग्राहक का नाम और पता स्पष्ट रूप से अंकित होना चाहिए ।
मानक विनिर्देशों से प्रिंटिंग कोटेशन प्राप्त करना आसान हो जाता है क्योंकि प्रिंटर के पास कोटेशन देने के लिए आवश्यक सभी जानकारी पहले से ही मौजूद होती है। ऐसे मामलों में, कुछ प्रिंटर बिजनेस कार्ड या पोस्टकार्ड जैसे लोकप्रिय कार्यों के लिए मानक विनिर्देश प्रदान करते हैं; ये विनिर्देश कोटेशन प्राप्त करना सरल बना देते हैं क्योंकि प्रिंटर के पास यह सारी जानकारी रिकॉर्ड में होती है और वे सटीक कोटेशन तेजी से प्रदान कर सकते हैं।
विनिर्देश मुद्रण कार्य के वांछित परिणाम को प्रिंटर तक पहुंचाते हैं, जिससे उत्पादन के दौरान गलतफहमी और संभावित त्रुटियों को कम किया जा सकता है। एक अच्छी तरह से लिखा गया विनिर्देश एक सफल प्रिंट कार्य तैयार करता है जो ग्राहक की आवश्यकताओं और अपेक्षाओं को पूरा करता है।
प्रिंटिंग में विशिष्टताएँ ग्राहक की अपेक्षाओं को पूरा करने और निराशा के साथ-साथ समय और संसाधनों की बर्बादी को रोकने के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हैं । अंतिम परिणाम को स्पष्ट रूप से परिभाषित करके, प्रिंटर और ग्राहक दोनों एक सुखद प्रिंटिंग अनुभव प्राप्त करने की दिशा में काम कर सकते हैं।
