एक संग्रह विशिष्ट स्रोत वाले प्राथमिक स्रोतों का भंडार होता है, जिन्हें पूर्वनिर्धारित मानकों और सर्वोत्तम प्रथाओं के अनुसार संसाधित और संरक्षित किया जाता है। कागज को विशेष रूप से बिना रंग बदले या अन्य प्रकार की क्षति के लंबे समय तक सुरक्षित रखने के लिए बनाया जाता है; इसे अक्सर पुस्तकालय संरक्षण विशेषज्ञों और उन अमेरिकी पुस्तकालयों द्वारा पसंद किया जाता है जिन्हें संरक्षण कारणों से अकादमिक ग्रंथों जैसे स्थायी कार्यों की आवश्यकता होती है।
अभिलेखीकरण से प्रत्येक प्राथमिक स्रोत पर नजर रखने तथा संदर्भ के अनुसार व्याख्या करने के लिए प्रमाणित दस्तावेज उपलब्ध कराने में अत्यधिक मूल्य प्राप्त होता है।
अभिलेखागार किसी भी भौतिक स्थान को संदर्भित करता है जहाँ प्राथमिक स्रोत सामग्री को भविष्य के संदर्भ और शोध के लिए सुरक्षित रखा जाता है। अभिलेखागार सार्वजनिक या निजी हो सकते हैं और आदर्श रूप से उन्हें विशेष रूप से निर्मित इमारतों में रखा जाना चाहिए जो उनकी भंडारण आवश्यकताओं के अनुरूप डिज़ाइन किए गए हों।
अभिलेखागार मुख्य रूप से शोध के लिए काम आते हैं। विद्वान और अन्य शोधकर्ता अभिलेखागार का उपयोग उनमें निहित प्राथमिक स्रोतों की जांच करने के लिए करते हैं - या तो सीधे अभिलेखागार में या प्रतियों का अनुरोध करके।
अभिलेखागार संग्रह प्राथमिक स्रोत प्रदान करते हैं जो शिक्षकों को इतिहास, कला और अन्य विषयों के बारे में पढ़ाने में मदद कर सकते हैं। अभिलेखागार अक्सर अपने स्थल पर पर्यटन, व्याख्यान और प्रदर्शनियों जैसे सार्वजनिक कार्यक्रमों की मेजबानी भी करते हैं।
पुस्तकों का अभिलेखीय संरक्षण कई कारणों से महत्वपूर्ण है। संग्रह करने से उन्हें नुकसान से बचाने में मदद मिलती है और उनकी सुंदरता लंबे समय तक बनी रहती है; इसके अतिरिक्त, उचित भंडारण की स्थिति मूल्य को बढ़ा सकती है और साथ ही साथ भविष्य की पीढ़ियों के लिए इतिहास और सामग्री को संरक्षित करने में मदद कर सकती है।
आसान पहुंच से त्वरित और व्यावहारिक मूल्यांकन प्राप्त होता है। इससे मूल्य या महत्व के आकलन में सहायता मिल सकती है।
