La mise en surbrillance dans Google Docs est utile, surtout si vous travaillez fréquemment sur des documents nécessitant une collaboration et des commentaires. La mise en surbrillance signifie marquer les modifications ou suggérer des modifications dans un document, ce qui permet à toutes les parties de voir plus facilement ce qui a été modifié. Cet article explique comment effectuer une mise en surbrillance dans Google Docs, ses avantages, ses bonnes pratiques et ses pièges courants.
Table des matières
Pourquoi devriez-vous utiliser Google Docs pour la révision
Je me souviens d'avoir envoyé des documents par e-mail pour obtenir des commentaires. C'était compliqué et les choses se perdaient souvent dans la traduction. Lorsque j'ai commencé à utiliser Google Docs, mon expérience a complètement changé. Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer en temps réel et la fonction d'historique des versions suit les modifications et indique qui a effectué chaque modification.
L'utilisation de Google Docs pour la révision vous permet de rationaliser les commentaires et de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Selon TechRadar, Google Docs est l'un des meilleurs outils collaboratifs disponibles aujourd'hui en raison de sa facilité d'utilisation et de son accessibilité.
Mise en route : Activation du mode de suggestion
Pour commencer, activez le mode « Suggestion ». Voici comment procéder :
- Ouvrez votre document dans Google Docs.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon indiquant « Édition » dans le coin supérieur droit de la page.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez « Suggérer ».
Vous êtes maintenant en mode Suggestion. Une fois que vous avez apporté une modification (supprimer un mot ou ajouter des commentaires, par exemple), ces modifications s'affichent dans une couleur différente. Cette approche clarifie le texte d'origine et les modifications que vous suggérez.
Exemple de mode de suggestion
Par exemple, si vous collaborez sur un rapport scolaire avec un ami, vous pouvez suggérer des changements de titre ou des modifications au corps du texte. Auparavant, au lieu d'envoyer plusieurs e-mails avec différentes versions, vous pouviez tous les deux ouvrir le document en temps réel et voir les suggestions de l'autre mises en évidence. Cela élimine toute confusion et fait gagner du temps.
Avantages et inconvénients de la révision dans Google Docs
Avantages
- Collaboration en temps réel:Plusieurs utilisateurs peuvent apporter des modifications et des commentaires simultanément.
- Historique des versions:Suivez facilement chaque modification apportée par les collaborateurs.
- Interface conviviale:Google Docs est simple à utiliser, ce qui le rend accessible à tous.
- Accessibilité:L’accès aux documents devient facile avec une connexion Internet : vous pouvez y accéder n’importe où.
Inconvénients
- Dépendance à Internet:Une connexion Internet fiable est nécessairenécessaire pour accéder à toutes les fonctionnalités de Google Docs.
- Options de formatage limitées:Bien que cela fonctionne bien pour édition de base, certaines fonctionnalités de formatage avancées dans d'autres logiciels peuvent faire défaut.
- Problèmes de confidentialité:Il est essentiel de considérer qui peut accéder à votre document, car n'importe qui disposant du lien pourrait modifier votre travail.
Bonnes pratiques pour une révision efficace
1. Soyez clair et concis
Lorsque vous faites des suggestions, essayez d'être clair. Au lieu d'écrire simplement « Cela ne fonctionne pas », essayez plutôt « L'introduction pourrait être plus engageante en ajoutant une statistique ». Cette approche fournit des commentaires constructifs et guide le propriétaire du document vers une amélioration spécifique.
2. Utilisez les commentaires à bon escient
En plus de suggérer des modifications directement dans le texte, utilisez la fonction de commentaire (accessible en surlignant le texte et en cliquant sur le bouton de commentaire). Les commentaires vous permettent d'expliquer le raisonnement derrière vos suggestions sans encombrer le document.
Par exemple, j’ai déjà travaillé sur un projet où nous avons discuté du ton d’un rapport. Au lieu de changer quelques mots et de m’en tenir là, j’ai ajouté un commentaire disant : « Cette section semble trop formelle ; envisagez un ton plus convivial pour engager le public. » Le fait de discuter directement du ton dans les commentaires a contribué à favoriser un dialogue ouvert.
3. Vérifiez régulièrement les modifications
Il est essentiel de vérifier régulièrement les modifications apportées. Cette approche permet de garder le document organisé et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Vous pouvez accéder à l'« Historique des versions » en cliquant sur « Fichier » > « Historique des versions » > « Afficher l'historique des versions ». Cette fonctionnalité peut vous aider à revenir à une version antérieure si nécessaire.
4. Organiser les commentaires
Lorsque vous révisez un document, surtout s'il est long, organisez vos commentaires. Pour séparer vos suggestions, utilisez des puces ou des numéros. Cette approche permet au propriétaire du document de mieux assimiler et de mettre en œuvre les modifications de manière systématique.
Pièges potentiels à éviter
- Négliger de communiquer:Si vous collaborez avec plusieurs personnes, assurez-vous que tous les membres savent comment utiliser la fonction de révision. Des malentendus peuvent facilement survenir si quelqu'un modifie en mode « Édition » au lieu du mode « Suggestion ».
- Submerger le propriétaire du document:Lorsque vous donnez votre avis, il peut être tentant de suggérer des modifications pour tout. Cependant, si votre collègue est submergé par de nombreuses suggestions, il peut avoir du mal à s'y retrouver parmi vos modifications. Essayez de hiérarchiser les commentaires clés qui amélioreront le document dans son ensemble.
- Ignorer le processus de révision:Après avoir fait des suggestions, prenez le temps de revoir le document ensemble, en temps réel si possible. Cette approche garantit que tout le monde est d’accord avec les modifications et réduit le risque de mauvaise interprétation.
Questions fréquemment posées sur la façon de mettre en surbrillance des éléments dans Google Docs
Q. Que signifie « redlining » dans édition de documents?
A. La mise en surbrillance consiste à marquer les modifications, les modifications ou les suggestions dans un document, généralement avec de l'encre rouge ou en les mettant en surbrillance, afin que les autres puissent voir ce qui a été ajouté ou supprimé.
Q. Comment activer le mode Suggestion dans Google Docs ?
A. Activez le mode suggestion en cliquant sur le crayon icône dans le coin supérieur droit de Google Fenêtre Docs, puis choisissez « Suggérer » dans le menu déroulant.
Q. Puis-je voir les modifications apportées par d’autres dans Google Docs ?
R. Oui, vous pouvez voir les modifications apportées par d'autres personnes lorsqu'elles utilisent le mode Suggestion. Leurs modifications apparaîtront dans une couleur différente et vous recevrez une note des modifications apportées.
Q. Comment accepter ou rejeter les suggestions faites en mode Suggestion ?
A. Cliquez sur la coche à côté de la modification suggérée pour accepter une suggestion. Pour la rejeter, cliquez sur le « X » à côté de la suggestion.
Q. Est-il possible de suivi des modifications dans Google Docs sans mode suggestion ?
R. Non, le suivi intégré des modifications (comme la mise en surbrillance) ne fonctionne que lorsque vous êtes en mode Suggestion. Vous pouvez également utiliser « Historique des versions » pour voir les modifications passées.
Q. Puis-je modifier la couleur des modifications en mode Suggestion ?
R. Non, Google Docs attribue automatiquement une couleur différente aux suggestions de chaque utilisateur, qui ne peut pas être personnalisée.
Q. Comment puis-je voir toutes les modifications apportées à un document ?
A. Vous pouvez afficher toutes les modifications en cliquant sur « Fichier », puis sur « Historique des versions » et en sélectionnant « Voir l’historique des versions » pour consulter les modifications apportées au fil du temps.
Q. Ai-je besoin d’une connexion Internet pour utiliser Google Docs ?
R. Oui. Google Docs nécessite une connexion Internet pour les outils de collaboration en direct comme le redlining.
Q. Puis-je imprimer un document avec les modifications suggérées visibles ?
R. Oui, lorsque vous imprimez un document en mode Suggestion, les modifications suggérées apparaîtront sur l’impression, ce qui facilitera la visualisation des modifications.
Q. Existe-t-il des limites à l’utilisation du redlining dans Google Docs ?
A. Bien que les fonctionnalités de révision de Google Docs soient utiles, elles peuvent ne pas avoir d'options aussi avancées que certains logiciels d'édition dédiés, et la mise en forme peut parfois être perdue dans les suggestions.
Conclusion
La révision dans Google Docs est une compétence précieuse qui peut améliorer considérablement votre flux de travail lorsque vous collaborez avec d'autres personnes sur divers documents. Simplifiez le processus d'édition et produisez un travail de haute qualité en activant le mode Suggestion, en suivant les meilleures pratiques et en clarifiant les pièges courants.
La prochaine fois que vous collaborerez, que ce soit sur un projet scolaire, un rapport d'entreprise ou même un document personnel, n'oubliez pas d'utiliser les fonctions de révision de Google Docs pour favoriser une communication efficace et améliorer la qualité de votre travail. Bonne édition !
