Créer un glossaire dans Word est une excellente façon d'aider vos lecteurs à comprendre les termes spécifiques utilisés dans votre document. Un glossaire sert de section de référence, définissant les termes et concepts inconnus du lecteur. Il améliore la clarté et rend votre rédaction plus professionnelle. Examinons maintenant les étapes et les techniques permettant de créer efficacement un glossaire dans Word.
Table des matières
Pourquoi vous avez besoin d’un glossaire
Un glossaire est particulièrement utile dans les documents contenant du jargon technique, des termes spécialisés ou des acronymes. Il offre un accès immédiat aux définitions, réduisant ainsi le besoin de consulter des sources externes. L'inclusion d'un glossaire peut améliorer l'expérience utilisateur, améliorer la compréhension et renforcer le message que vous transmettez avec votre contenu.
Configuration de votre document
Étape 1 : Créer la liste des termes
Avant de formater votre glossaire, établissez une liste de termes et de leurs définitions. Cette étape consiste à identifier les termes qui nécessitent des explications. Il peut s'agir de termes techniques, d'expressions spécifiques à un secteur ou d'acronymes fréquemment utilisés dans votre document.
Par exemple, si vous écrivez sur l’édition assistée par ordinateur, vous pouvez inclure des termes tels que « CMJN », le modèle de couleur spécifique à l’impression, ou « DPI », qui mesure la résolution d’impression en points par pouce.
Étape 2 : ouvrez Microsoft Word
Lancez Microsoft Word et ouvrez votre document ou créez un nouveau fichier pour inclure le glossaire. N'oubliez pas d'ajuster les paramètres de votre document pour qu'ils correspondent à la mise en page souhaitée.
Formater votre glossaire
Étape 3 : Ajouter un titre
Pour commencer votre glossaire, saisissez un titre, tel que « Glossaire des termes ». Formatez ce titre dans une police plus grande ou en gras pour qu'il se démarque dans votre document.
Étape 4 : Insérez votre liste de termes
Après le titre, commencez à répertorier les termes que vous avez rassemblés à l’étape 1. Vous pouvez les formater de différentes manières : par ordre alphabétique, par catégorie ou dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans votre document.
Par exemple:
- CMYK:Représente le système de couleurs cyan, magenta, jaune et noir utilisé dans l'impression.
- DPI:Évalue la clarté de l'image ; un DPI plus élevé indique plus de détails et de netteté dans le matériel imprimé.
Étape 5 : Choix du format
Choisissez un format approprié pour votre glossaire. Pensez à utiliser des puces ou à créer un tableau. Si vous optez pour un tableau, insérez-en un en allant dans l'onglet « Insertion », en choisissant « Tableau » et en décidant du nombre de lignes et de colonnes dont vous avez besoin.
Par exemple, un tableau à deux colonnes fonctionne bien : une pour le terme et une pour sa définition. Vous pouvez améliorer cela en appliquant un ombrage ou des bordures aux cellules pour une présentation plus claire.
Ajout d'hyperliens aux conditions (facultatif)
Étape 6 : Relier les mots au glossaire
Si votre document est numérique ou si vous utilisez Word 2016 ou une version ultérieure, pensez à ajouter des hyperliens vers les termes de votre texte qui correspondent à votre glossaire. De cette façon, les lecteurs peuvent cliquer sur un terme et accéder directement au glossaire pour obtenir sa définition.
Pour créer un lien hypertexte :
- Mettez en surbrillance le terme dans votre document.
- Faites un clic droit et choisissez « Lien ».
- Sélectionnez « Placer dans ce document » dans la boîte de dialogue et choisissez votre entrée de glossaire.
Cette fonctionnalité ajoute de l'interactivité à votre document, le rendant convivial et informatif.
Révision de votre glossaire
Étape 7 : Relisez vos conditions
Des définitions précises sont essentielles dans un glossaire. Assurez-vous que chaque terme est bien défini et que les explications sont concises mais informatives. Vérifiez les fautes d'orthographe ou de grammaire qui pourraient nuire à votre crédibilité.
Étape 8 : Mettre à jour si nécessaire
Après avoir ajouté votre glossaire, n'oubliez pas qu'il peut évoluer. Si vous introduisez de nouveaux termes dans votre document, mettez à jour le glossaire en conséquence. Il s'agit d'un document vivant qui doit refléter le contenu avec précision.
Utilisation des styles pour la cohérence
L'utilisation de styles dans Word peut donner à votre glossaire un aspect soigné. Une mise en forme cohérente le rend plus facile à lire et visuellement attrayant.
Étape 9 : appliquer les styles de titre
Mettez en surbrillance le titre de votre glossaire et appliquez un style de titre du groupe « Styles » de l’onglet « Accueil ». Faites de même pour les termes si vous les formatez sous forme de liste. Cette action permettra de conserver une apparence uniforme dans tout votre document.
Étape 10 : Générer une table des matières (facultatif)
Pour les documents volumineux, ajoutez une table des matières et incluez le glossaire. Pour ce faire, utilisez les outils de Word sous l'onglet « Références ».
Questions fréquemment posées sur la création d'un glossaire dans Word
Q. Quel est le but d’un glossaire dans un document ?
A. Un glossaire permet de définir les termes spécialisés ou le jargon, rendant les documents plus faciles à comprendre pour les lecteurs.
Q. Puis-je inclure des images dans mon glossaire ?
R. Oui, c'est possible. Cependant, la plupart des glossaires se concentrent généralement sur les définitions de texte pour plus de clarté.
Q. Comment classer par ordre alphabétique les termes de mon glossaire ?
A. Vous pouvez les organiser manuellement ou utiliser la fonction de tri de Word en mettant le texte en surbrillance, en accédant à l'onglet « Accueil » et en sélectionnant « Trier ».
Q. Dois-je inclure des liens dans mon glossaire ?
A. L’inclusion d’hyperliens vers les termes utilisés dans votre document le rend interactif, permettant une navigation facile pour les lecteurs.
Q. Comment puis-je modifier mon glossaire après l’avoir créé ?
A. Cliquez simplement sur le texte du glossaire et apportez les modifications nécessaires ; mettez à jour les définitions à mesure que votre document évolue.
Q. Puis-je créer un glossaire dans des versions plus anciennes de Word ?
R. Oui. Le processus de base reste le même d'une version à l'autre, même si l'emplacement des menus peut légèrement différer.
Q. Quelle taille de police dois-je utiliser pour mon glossaire ?
A. Une taille de police standard, telle que 11 ou 12 pt, est généralement efficace, mais vous souhaiterez peut-être agrandir le titre de votre glossaire pour le mettre en valeur.
Q. Est-il nécessaire d’avoir un glossaire ?
A. Ce n'est pas obligatoire mais fortement conseillé pour les documents complexes. Cela améliore la compréhension et l'accessibilité pour les lecteurs.
Q. Comment puis-je styliser mon glossaire pour le rendre visuellement attrayant ?
A. Utilisez des titres, des tableaux, des puces et des styles de police cohérents. Des variations de taille ou de couleur du texte peuvent également améliorer la lisibilité.
Q. Puis-je créer un glossaire si mon document est collaboratif ?
A. Absolument ! Vous pouvez collaborer avec les membres de l'équipe pour rassembler et peaufiner le glossaire, y compris tous les termes importants.
Pour aller plus loin
Créer un glossaire dans Word peut sembler difficile, mais suivre ces étapes permet d'obtenir une section bien organisée et informative qui enrichit votre document. La clarification des termes favorise une meilleure compréhension du lecteur et reflète le professionnalisme de votre rédaction.
Maintenant que vous disposez de ce guide, vous pouvez mettre en œuvre ces stratégies pour développer et peaufiner votre glossaire. Que vous rédigiez un livre électronique, un rapport ou un article de recherche, un glossaire est un outil puissant pour garantir la clarté et la compréhension.
