Les codes de champ permettent à Word de faire discrètement tous les calculs fastidieux à votre place. Numéros de page. Références croisées. Étiquettes « Chapitre 12 » qui restent visibles même lorsque vous déplacez des scènes. Et oui, ils peuvent aussi vous donner envie de jeter votre ordinateur portable par la fenêtre.
Écoutez, je suis écrivain et correcteur de manuscrits. Quand j'aide un auteur à peaufiner son brouillon avant la mise en page, je commence généralement par vérifier les codes de champ. Car le brouillon peut sembler correct… jusqu'à ce qu'on modifie les champs. Ensuite, soit tout s'aligne parfaitement, soit… plus du tout.
Table des Matières
Les codes de terrain sont l'équipe en coulisses de Word
Voilà ce que je veux dire. Word fonctionne avec deux niveaux : ce que vous voyez et ce que Word calcule en coulisses. Un champ est en fait une instruction qui dit « afficher le numéro de la page actuelle ici » ou « afficher le texte de ce titre là-bas ».
Le plus souvent, les auteurs ne remarquent les champs que lorsqu'un problème survient. Par exemple, une table des matières avec des numéros de page erronés, ou une référence croisée qui pointe obstinément vers une ancienne rubrique.
Je recommande de vous familiariser avec la navigation entre l'interface graphique et l'interface de code. Car une fois que vous le pourrez sur le lien Que se passe-t-il ? Word cesse de se sentir hanté.
La documentation Word de Microsoft répertorie plus de 100 types de champs distincts, allant de PAGE et REF à DATE et TOC.
Résultat du champ vs code du champ
Le « résultat du champ » correspond à ce que vous voyez habituellement, par exemple « 17 » pour un numéro de page. Le « code de champ » est l'instruction, par exemple. { PAGE }.
Et oui, ces appareils dentaires sont importants. On en reparlera dans un instant.
Pourquoi les auteurs trébuchent sur les champs
Parce que les livres évoluent. Constamment. On supprime un chapitre. On ajoute une épigraphe. On déplace une scène. Du coup, toutes les références « voir page X » deviennent erronées. Les champs peuvent corriger cela automatiquement. Ou bien ils peuvent rester obsolètes pendant des semaines, faute de mise à jour.
Dans un article de blog de l'équipe Microsoft Office concernant le comportement des champs, il est indiqué que Word met à jour de nombreux champs lors de l'impression/de l'aperçu, mais que tous les champs ne se mettent pas à jour automatiquement pendant la modification.
Les trois raccourcis que j'utilise tous les jours
Je n'aime pas mémoriser une centaine de commandes. J'en préfère trois.
Alt + F9 active/désactive tous les codes de champ
Alt+F9 permet d'afficher alternativement les résultats et les codes dans tout le document. Si votre manuscrit se remplit soudainement d'accolades, pas de panique ! Il suffit d'appuyer sur le bouton.
Maj + F9 active/désactive un champ
Placez votre curseur dans un champ et appuyez sur Maj+F9. Vous verrez le code correspondant à ce champ. C'est ainsi que je corrige une référence croisée erronée sans avoir à transformer tout le brouillon en script robotisé.
F9 met à jour les champs
Sélectionnez les éléments à mettre à jour, puis appuyez sur F9. C'est tout. Personnellement, je fais d'abord Ctrl+A (tout sélectionner), puis F9.
Selon la documentation d'assistance Microsoft, appuyer sur F9 met à jour les champs sélectionnés, et Ctrl+A puis F9 met à jour les champs de l'ensemble de la sélection de document.
Oui. Parfois, Word demande s'il faut mettre à jour uniquement les numéros de page ou le tableau entier. Choisissez le tableau entier si vous avez modifié les titres. Choisissez uniquement les numéros de page si vous avez simplement ajusté l'espacement.
Les accolades vous feront pleurer si vous les tapez mal.
Soyons clairs : vous ne pouvez pas saisir d'accolades de champ avec votre clavier. Pas les vraies. Taper { et } vous donne des accolades classiques, et Word ne les interprétera pas comme des champs. Elles resteront affichées comme du texte brut et se moqueront de vous.
Pour insérer correctement un champ, je recommande soit :
- Insérez le champ à partir du menu de Word (onglet Insertion, Éléments rapides, Champ).
- Vous pouvez également utiliser Ctrl+F9 pour insérer les accolades spéciales, puis saisir le code du champ à l'intérieur.
Les pages d'assistance de Microsoft font une distinction explicite entre les accolades de champ insérées par Ctrl+F9 et les accolades saisies au clavier, en précisant que ces dernières ne créeront pas de champ fonctionnel.
Je l'ai appris à mes dépens. Il y a des années. J'avais « créé » un champ REF personnalisé en tapant des accolades. Tout semblait parfait. Mais rien ne se passait. J'ai accusé Word. C'était de ma faute.
Numérotation des pages, sauts de section et autres éléments qui gâchent votre sommaire
Les auteurs qui rédigent les pages liminaires se heurtent toujours au même problème : les chiffres romains dans les premières pages, les chiffres arabes à partir du chapitre 1, et Word qui se comporte bizarrement si les sections ne sont pas correctement structurées.
Champs PAGE et NUMPAGES
{ PAGE } affiche le numéro de la page actuelle. { NUMPAGES } Le nombre total de pages est indiqué. En les additionnant, on obtient « Page 5 sur 312 ».
Cependant, la fonction NUMPAGES effectue le comptage en fonction de la pagination actuelle du document. Par conséquent, si vos sauts de section sont mal organisés, le résultat peut sembler erroné.
SECTIONPAGES et SECTION
Parfois, vous souhaitez afficher « Page X sur Y » uniquement pour la section actuelle (comme une annexe distincte). C'est là que la propriété SECTIONPAGES entre en jeu.
Je ne dis pas que vous en aurez besoin pour chaque roman. Ce ne sera pas le cas. Mais pour les ouvrages non romanesques avec annexes ? Cela s'avère utile.
L'auteur vous a piégé avec des sauts de section.
Les sauts de section « Page suivante » sont généralement le bon choix pour recommencer la numérotation des pages au chapitre 1. Les sauts de section « Continu » peuvent convenir pour les colonnes ou les effets de mise en page, mais ils peuvent induire les auteurs en erreur car ils n'indiquent pas visuellement une « nouvelle section ».
Les instructions de Microsoft concernant la pagination et les sauts de section expliquent que la numérotation des pages est gérée par section et que la reprise de la numérotation nécessite un saut de section, et non pas seulement un saut de page.
Des références croisées qui ne se détériorent pas lors des révisions
Les renvois, c'est là que les codes de terrain ont un côté magique. Ou exaspérant. Ça dépend des jours.
Si vous saisissez manuellement « Voir chapitre 14 », vous oublierez de le modifier par la suite. Cela arrive à tout le monde. En revanche, si vous utilisez un champ de renvoi, Word peut le maintenir aligné avec le titre auquel il fait référence.
Les champs REF sont les outils indispensables.
Lorsque vous insérez une référence croisée via l'onglet Références, Word ajoute généralement un champ REF en arrière-plan. Ce champ pointe vers un signet ou un titre.
Ainsi, lorsque le chapitre 14 devient le chapitre 16, le référentiel peut être mis à jour. En principe. À condition que vous mettiez à jour les champs.
PAGEREF sert à faire référence à la page « voir page ».
Vous voulez « voir page 203 » ? C’est le domaine de PAGEREF. C’est aussi lié à un signet.
Je recommande de mettre en signet les éléments clés des ouvrages documentaires : figures, tableaux, exercices, les grandes sections « Étape 1 ». Ainsi, PAGEREF reste précis même si vous ajoutez du contenu plus tôt dans le livre.
Qu'est-ce qui interrompt les références croisées ?
Supprimer l'en-tête référencé peut rompre le lien. Il en va de même pour les copier-coller importants entre documents, selon la façon dont Word gère les signets.
La documentation de support de Microsoft sur les références croisées indique que ces dernières sont des champs et doivent être mises à jour pour refléter les modifications apportées à l'élément référencé.
Les champs de la table des matières et les raisons de leur obsolescence
Des auteurs m'ont dit : « Ma table des matières est maudite. » Non. C'est juste un champ. Un champ exigeant, certes.
Principes de base du champ TOC
La table des matières est un champ TOC qui utilise les styles de titres intégrés. C'est aussi simple que cela. Si vous avez mis en forme vos titres de chapitres comme du texte normal et que vous les avez agrandis et mis en gras manuellement, Word ne les considérera pas comme des entrées de la table des matières.
Et si vous appliquez ultérieurement correctement le titre 1, la table des matières ne se mettra à jour que lorsque vous le lui demanderez.
Mettre à jour les numéros de page ou mettre à jour le tableau entier
Word vous propose deux options : les numéros de page uniquement, ou la mise à jour complète.
La numérotation des pages seule est plus rapide et suffisante tant que les titres n'ont pas changé. Mais si vous avez modifié les titres de chapitres ou ajouté un nouveau sous-titre, une mise à jour complète est nécessaire. Sinon, la table des matières affichera toujours l'ancien texte et vous aurez l'impression de perdre des informations.
Le guide d'aide de Microsoft concernant la table des matières décrit les deux modes de mise à jour et confirme que la mise à jour de l'intégralité du tableau est nécessaire pour actualiser les en-têtes et les modifications de structure.
Les commutateurs de champs de mots qui importent réellement aux auteurs
Les commutateurs de champ sont ces petits modificateurs intégrés au code. C'est grâce à eux que deux tables des matières peuvent se comporter différemment, ou qu'un champ de date se met à jour tandis qu'un autre reste figé.
En fait, vous n'avez pas besoin de tous les interrupteurs. Juste quelques-uns qui apparaissent dans les manuels.
Des champs de date qui ne vous trahiront pas.
{ DATE } Les mises à jour sont automatiques en fonction des paramètres de Word. Si vous avez indiqué la date du jour dans votre manuscrit pour un dossier de soumission, vous souhaiterez peut-être qu'elle reste fixe. C'est là que vous utilisez… { CREATEDATE } ou vous pouvez simplement convertir le champ en texte.
Car rien ne paraît plus négligent que d'envoyer à un agent un fichier dont la date de préparation a changé parce que vous l'avez rouvert.
La référence de champ de Microsoft différencie DATE (date actuelle) de CREATEDATE (date de création du document) et de SAVEDATE (date de dernière sauvegarde).
StyleRef pour les en-têtes en cours
Vous souhaitez que le titre du chapitre actuel apparaisse automatiquement dans l'en-tête ? StyleRef le fait en récupérant le texte formaté selon un style particulier, comme Titre 1.
Voici la méthode la plus simple pour conserver des en-têtes précis lors du renommage des chapitres. Aucune modification manuelle n'est nécessaire sur 300 pages.
Demander et remplir pour les flux de travail de type modèle
Ce sont des outils de niche. Mais je les ai vus dans des modèles de manuscrits, notamment pour les cahiers d'exercices documentaires. Ils vous demandent des informations (nom de l'auteur, titre du livre) et les réutilisent ensuite.
Et oui, elles font un peu vieillot. Parce qu'elles le sont.
Verrouillage des champs, dissociation des champs, et quand je fais chaque
Ça m'agace : soit les auteurs ne verrouillent jamais les champs, soit ils verrouillent tout et oublient pourquoi. Il y a un juste milieu.
Verrouillez un champ lorsque vous souhaitez de la stabilité.
Sélectionnez le champ. Appuyez sur Ctrl+F11 pour le verrouiller. Il ne se mettra plus à jour lorsque vous appuierez sur F9.
Je verrouille les champs uniquement lorsque j'ai besoin d'un instantané, par exemple pour une note finale indiquant le nombre de mots à la date de soumission, ou pour une date qui ne doit pas être modifiée.
Dissociez un champ lorsque vous souhaitez conserver le texte brut.
Sélectionnez le champ. Appuyez sur Ctrl+Maj+F9. Cela le convertit en texte statique. Impossible de revenir en arrière, sauf si vous annulez l'action.
Je dissocie les champs lorsque je confie un fichier à quelqu'un qui risque de le modifier. Pas toujours intentionnellement, mais ça arrive. Logiciels de correction, convertisseurs PDF, plateformes de partage de fichiers…
Microsoft indique que Ctrl+Maj+F9 est le raccourci permettant de dissocier les champs, en remplaçant le champ par son résultat actuel.
Dépannage des codes de terrain avec calme
Quand certains champs posent problème, je ne commence pas par réécrire tout le document. Je commence par trois vérifications. Rapide. Monotone. Efficace.
Vérifiez si vous voyez des codes
Alt+F9. Terminé. La moitié des e-mails que je reçois concernant la disparition de mes numéros de page proviennent simplement de personnes bloquées dans le mode code.
Mettez à jour dans le bon ordre
Les renvois, la table des matières et les listes de figures dépendent d'autres éléments. C'est pourquoi je mets généralement à jour l'ensemble du document (Ctrl+A, F9), puis la table des matières (clic droit sur la table des matières, puis « Mettre à jour le champ »). Cette méthode fonctionne généralement bien.
Vérifiez si les signets sont brisés.
Si vous voyez le message « Erreur ! Source de référence introuvable », cela signifie qu'un signet est manquant. Word n'exagère rien : il ne trouve tout simplement pas le champ auquel il fait référence.
La documentation relative aux messages d'erreur de Microsoft Word identifie l'erreur « Erreur ! Source de référence introuvable » comme étant due à un signet cassé ou à un élément référencé supprimé dans les références croisées.
La solution consiste généralement à réinsérer la référence croisée ou à recréer le signet. C'est agaçant, mais pas mystérieux.
Mon processus pratique pour les auteurs avant de remettre un manuscrit
Je vais être franc. La plupart des problèmes de mise en forme que je rencontre commencent par : « Je ne voulais pas toucher à la technique. » C’est compréhensible. Mais pas besoin d’être un expert de Word. Il vous suffit d’une vérification fiable.
- Faites une copie de sauvegarde. Sérieusement.
- Ctrl+A, puis F9. Mettez tout à jour.
- Cliquez avec le bouton droit sur la table des matières. Mettre à jour le tableau entier.
- Faites défiler la page à la recherche d'erreurs telles que « Source de référence introuvable ». Corrigez-les maintenant.
- Déterminez les champs à figer (dates, notes spécifiques). Verrouillez-les ou dissociez-les.
Lorsque je travaille avec des clients d'Adazing, je procède souvent ainsi avant de générer les fichiers finaux. Ce n'est pas très glamour, mais cela évite les mauvaises surprises par la suite.
Besoin d'aide pour optimiser votre flux de travail Word pour votre livre, modèles inclus ? Je vous recommande cette ressource : Adazing resources for authors.
FAQ pour maîtriser les codes de champ dans Word
Pourquoi est-ce que je vois tout ce code au lieu de mes numéros de page et de mes titres ?
Vous avez probablement activé ou désactivé l'affichage des codes de champ. Appuyez sur Alt+F9 pour rétablir l'affichage normal. Si le problème se situe à un seul endroit, cliquez dessus et utilisez Maj+F9.
Pourquoi ma table des matières ne se met-elle pas à jour même après avoir cliqué sur « Mettre à jour » ?
Deux raisons fréquentes : soit vos titres de chapitres n’utilisent pas les styles de titre intégrés, soit vous avez mis à jour uniquement les numéros de page, et non l’ensemble du tableau. Essayez d’appliquer le style Titre 1 aux véritables titres de chapitres, puis mettez à jour le tableau entier.
Puis-je créer mes propres codes de champ à partir de zéro ?
Oui. Utilisez Ctrl+F9 pour insérer des accolades, puis saisissez le code à l'intérieur. Mais honnêtement, je recommande d'abord d'insérer le code depuis la boîte de dialogue Champ, puis de le modifier. Cela évite les fautes de frappe.
Mes références croisées affichent l'erreur suivante : « Source de référence introuvable ». Comment puis-je résoudre ce problème rapidement ?
Le signet ou l'en-tête référencé a disparu. Retrouvez l'emplacement souhaité, recréez le signet ou l'en-tête, puis réinsérez la référence croisée. Enfin, mettez à jour les champs avec F9.
Comment faire pour que la date ne change pas à chaque fois que j'ouvre le document ?
Utilisez un champ fixe comme CREATEDATE si possible. Sinon, convertissez le champ date en texte en le sélectionnant et en appuyant sur Ctrl+Maj+F9. J'utilise souvent cette méthode pour les pages de garde des documents soumis.
Les codes de champ seront-ils conservés lorsque je copierai des chapitres dans un nouveau document Word ?
Parfois. Parfois non. Les renvois qui reposent sur des signets sont les plus fragiles. En général, je mets à jour les champs après le déplacement et je vérifie ponctuellement les cibles des renvois. Si l'ouvrage contient de nombreuses références, je préfère tout conserver dans un seul fichier principal jusqu'à une étape avancée du processus.
