Le cahier des charges détaille les matériaux, les dimensions, les couleurs et autres exigences d'un projet d'impression. Il est généralement élaboré par les concepteurs ou les acheteurs et transmis aux imprimeurs dans le cadre d'un appel d'offres.
Les imprimeurs utilisent des cahiers des charges pour estimer le coût et les besoins en matériel de chaque impression et s'assurer de disposer de tous les matériaux nécessaires. Ces cahiers des charges peuvent être très précis, comme le type de papier transparent ou d'encre, ou plus généraux, comme l'impression en quadrichromie recto verso.
Les spécifications peuvent aller au-delà de la simple description des matériaux et des méthodes nécessaires à l'impression et préciser les modalités de livraison, d'emballage et autres exigences. Par exemple, elles peuvent stipuler que les impressions finies doivent être expédiées aux clients dans des cartons aux dimensions spécifiées. Ces cartons doivent porter clairement le nom et l'adresse du destinataire.
Des spécifications standardisées permettent d'obtenir plus rapidement des devis d'impression, car les imprimeurs disposent déjà de toutes les informations nécessaires. Dans ce cas, certains imprimeurs proposent des spécifications standard pour les travaux courants tels que les cartes de visite ou les cartes postales ; ces spécifications simplifient l'obtention de devis, car les imprimeurs auront toutes ces informations en dossier et pourront fournir des devis précis plus rapidement.
Les spécifications communiquent à l'imprimeur le résultat attendu d'une impression, réduisant ainsi les risques de malentendus et d'erreurs en production. Des spécifications bien rédigées garantissent une impression réussie, conforme aux besoins et aux attentes du client.
Les spécifications d'impression sont essentielles pour répondre aux attentes des clients et éviter toute frustration, ainsi que le gaspillage de temps et de ressources . En définissant clairement le résultat final, l'imprimeur et le client peuvent collaborer pour offrir une expérience d'impression optimale.
