Comparer deux documents dans Word

comparer deux documents dans Word
by CJ McDaniel // septembre 6  

Comparer deux documents dans Word est une compétence indispensable pour toute personne impliquée dans la rédaction, la modification ou la révision de contenu. Que vous travailliez sur un projet de groupe, que vous vérifiiez les révisions apportées par des collaborateurs ou que vous vous assuriez que le projet final est exempt d'erreurs, savoir comment comparer efficacement des documents peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des tracas. Microsoft Word comprend une puissante fonction intégrée qui vous permet de comparer deux documents côte à côte, en indiquant les variations éventuelles pour examiner efficacement les modifications. Cet article propose une procédure pas à pas complète et des suggestions précieuses pour rationaliser et améliorer votre procédure de comparaison de documents.

Pourquoi comparer deux documents dans Word ?

Avant d'aborder les aspects techniques, il est essentiel de comprendre les avantages de la comparaison de documents. Voici quelques scénarios courants :

  1. Projets collaboratifs:Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document, la comparaison des différentes versions permet de garantir que toutes les modifications sont intégrées en douceur.
  2. Contrôle de révision:Suivez et gérez facilement les révisions que vous ou vos collègues avez apportées.
  3. Détection d'erreur:Repérez les modifications, suppressions ou fautes de frappe accidentelles qui auraient pu se glisser dans le document lors de l’édition.
  4. Exigences juridiques et de conformité:Assurez-vous que les modifications apportées aux documents importants tels que les contrats ou les manuels répondent aux normes de conformité.

Préparation initiale

Avant de comparer des documents dans Word, assurez-vous que vous disposez des deux documents que vous souhaitez comparer. Il est conseillé d'ouvrir les deux documents dans Word et de les enregistrer sous des noms facilement identifiables. Cela vous aidera à sélectionner les fichiers appropriés lors du processus de comparaison.

Comment comparer deux documents dans Word

Comparer deux documents dans Word est simple. Voici un guide détaillé, étape par étape.

Étape 1 : ouvrez Word et sélectionnez les documents

  1. Ouvrez Microsoft Word.
  2. Accédez à l’onglet « Révision » dans la barre d’outils en haut de l’écran.
  3. Cliquez sur « Comparer » dans le groupe « Comparer ».

Lorsque vous cliquez sur « Comparer », un menu déroulant avec deux options apparaît : « Comparer » et « Combiner ». Choisissez « Comparer ».

Étape 2 : Sélectionnez les documents originaux et révisés

Une boîte de dialogue intitulée « Comparer les documents » s’ouvre. Vous devez sélectionner ici les documents que vous souhaitez comparer.

  1. Cliquez sur l’icône du dossier dans le champ « Document original » et recherchez le document original sur votre ordinateur.
  2. Dans le champ « Document révisé », cliquez à nouveau sur l’icône du dossier et recherchez le document révisé.

Étape 3 : Configurer les paramètres de comparaison

Une fois que vous avez sélectionné les deux documents, vous verrez plusieurs options de configuration.

  1. Changements d'étiquette avec:Vous pouvez attribuer un nom spécifique aux modifications pour une référence facile, ce qui est particulièrement utile dans les environnements collaboratifs.
  2. Afficher les modifications à:Ici, vous pouvez choisir comment les modifications seront affichées, que ce soit au niveau du caractère, au niveau du mot ou dans la marge de gauche.
  3. Comparer:Vous pouvez sélectionner les éléments que vous souhaitez comparer : modifications de texte, commentaires, mise en forme, etc.

Étape 4 : Examiner la comparaison

Une fois que vous avez cliqué sur « OK », Word génère un nouveau document indiquant toutes les différences entre le document original et le document révisé. Le nouveau document comportera diverses annotations, telles que :

  1. Suppressions:Le texte barré affichera le contenu supprimé.
  2. Récents:Le texte nouvellement ajouté sera souligné.
  3. Commentaire:Les commentaires et autres apports éditoriaux sont souvent mis en évidence pour une identification rapide.

Étape 5 : Parcourir les modifications

Word propose un volet « Révisions » sur le côté gauche de l'écran, affichant toutes les modifications sous forme de liste. Vous pouvez également parcourir les modifications à l'aide des boutons « Précédent » et « Suivant » situés dans l'onglet « Révision ».

Conseils et astuces pour une comparaison efficace des documents

Bien que la fonction de comparaison intégrée de Word soit assez puissante, voici quelques conseils supplémentaires pour tirer le meilleur parti de votre comparaison de documents :

Utiliser le suivi des modifications

Avant de comparer des documents, activez toujours « Suivre les modifications » lorsque vous collaborez avec d'autres personnes. Cela rend les modifications de chaque contributeur visibles, réduisant ainsi le risque de négliger des modifications essentielles.

Personnaliser les paramètres de comparaison

En fonction de la nature de vos documents, vous pouvez ajuster les paramètres de comparaison pour vous concentrer sur des éléments spécifiques tels que la mise en forme, les notes de bas de page ou les en-têtes. Se concentrer sur les modifications pertinentes peut simplifier le processus de comparaison.

Trier les révisions par type

Dans le volet « Révisions », vous pouvez trier les révisions par type (insertions, suppressions, déplacements, etc.), ce qui permet de se concentrer plus facilement sur une seule modification à la fois.

Utiliser la visualisation côte à côte

Word propose une fonctionnalité « Afficher côte à côte » qui peut s'avérer très utile pour une comparaison manuelle. Pour l'activer, ouvrez les deux documents que vous souhaitez comparer, puis accédez à l'onglet « Affichage » et cliquez sur « Afficher côte à côte ». Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour effectuer des comparaisons visuelles directes.

Fonctionnalités avancées et outils tiers

Bien que la fonction de comparaison intégrée de Word soit puissante, vous aurez peut-être besoin de fonctionnalités plus avancées. Plusieurs outils tiers, comme « Diff Doc » ou « Compare Suite », offrent des fonctionnalités de comparaison plus complexes, notamment la comparaison par lots, des filtres avancés et des formats de rapport personnalisables. Ces outils peuvent être particulièrement utiles pour les projets à grande échelle ou les besoins de documentation spécialisés.

Intégration avec les systèmes de contrôle de version

Pour les développeurs de logiciels et les rédacteurs techniques, l'intégration de la comparaison de documents avec des systèmes de contrôle de version comme Git peut s'avérer très utile. Cela vous permet de suivre les modifications apportées aux documents Word et de gérer simultanément différentes versions de code source et d'autres fichiers de projet.

Pièges potentiels et comment les éviter

Problèmes de formatage

L'un des problèmes courants lors de la comparaison de documents dans Word est la modification indésirable de la mise en forme. Pour éviter cela, vérifiez toujours les paramètres de « Mise en forme » dans les options de comparaison et assurez-vous qu'ils correspondent à vos besoins.

Documents volumineux

La comparaison de documents volumineux peut ralentir Word ou rendre la comparaison moins efficace. Dans ce cas, envisagez de diviser les documents en sections plus petites et de les comparer individuellement.

Éléments non textuels

La fonction de comparaison de Word peut nécessiter de gérer plus efficacement les éléments non textuels tels que les graphiques, les objets incorporés ou les hyperliens. Veillez à vérifier manuellement ces éléments pour garantir la cohérence entre les versions. 

Questions fréquemment posées sur la comparaison de deux documents dans Word

Q. Que signifie comparer deux documents dans Word ?
A. Comparer deux documents dans Word vous aide à voir leurs différences, telles que les modifications de texte, de mise en forme ou d’autres éléments.

Q. Comment puis-je commencer à comparer deux documents dans Word ?
A. Pour commencer à comparer, ouvrez Word, allez dans l’onglet « Révision » et cliquez sur « Comparer ». Choisissez ensuite les deux documents que vous souhaitez comparer.

Q. Puis-je comparer des documents qui se trouvent dans différentes versions de Word ?
R. Oui, vous pouvez comparer des documents provenant de différentes versions de Word. Assurez-vous simplement que vous pouvez ouvrir les deux fichiers dans votre version de Word.

Q. Que se passe-t-il lorsque je compare deux documents ?
A. Lorsque vous comparez deux documents, Word met en évidence les différences à l’aide de couleurs différentes et affiche les modifications dans un volet séparé, ce qui facilite la révision.

Q. Puis-je accepter ou rejeter des modifications après avoir comparé des documents ?
R. Oui ! Après avoir comparé, vous pouvez accepter ou rejeter les modifications dans l'onglet « Révision », ce qui vous permet de finaliser le document comme bon vous semble.

Q. Est-il possible de comparer plus de deux documents à la fois ?
A. La fonction de comparaison de Word est conçue pour comparer uniquement deux documents simultanément.

Q. La comparaison de documents supprimera-t-elle du contenu ?
A. Non, la comparaison de documents ne supprime pas de contenu. Elle vous montre uniquement les différences sans modifier les documents d'origine.

Q. Puis-je créer un nouveau document en fonction des modifications que je constate après les avoir comparées ?
R. Oui, après avoir comparé les documents et examiné les différences, vous pouvez créer un nouveau document pour conserver uniquement les modifications souhaitées.

Q. Existe-t-il un moyen de voir les modifications côte à côte ?
A. vous pouvez choisir « Afficher côte à côte » dans l’onglet « Révision » pour voir les deux documents se suivre tout en les comparant.

Q. Puis-je comparer des documents protégés par mot de passe dans Word ?
A. Vous ne pouvez comparer directement des documents protégés par mot de passe que si vous entrez d'abord le mot de passe pour les déverrouiller.

Conclusion

Comparer deux documents dans Word est une tâche qui peut être exécutée rapidement et efficacement à l'aide des outils intégrés fournis par Microsoft Word. En suivant les instructions de ce guide, vous pouvez simplifier la comparaison de documents, garantir la précision et économiser un temps précieux. La maîtrise de cette compétence est essentielle, que vous travailliez sur des projets collaboratifs, que vous gériez des révisions ou que vous garantissiez le respect des normes juridiques. Explorez les fonctionnalités avancées et les outils tiers pour des capacités de comparaison encore plus robustes. Bonne comparaison !

À propos de l’auteur

CJ a grandi en admirant les livres. Sa famille a possédé une petite librairie tout au long de sa petite enfance et il passait ses week-ends à feuilleter livre après livre, toujours sûr de lire ceux qui lui paraissaient les plus intéressants. Peu de choses ont changé depuis, sauf que maintenant, certains de ces livres intéressants qu’il choisit dans les rayons ont été conçus par son entreprise !