مشخصات فنی، مواد، ابعاد، رنگ‌ها و سایر الزامات یک پروژه چاپ را مشخص می‌کند. اغلب توسط طراحان یا خریداران چاپ تهیه شده و به عنوان بخشی از RFP (درخواست پیشنهاد) برای چاپخانه‌ها ارسال می‌شود.
چاپخانه‌داران از مشخصات فنی برای تخمین هزینه و تجهیزات مورد نیاز برای هر کار چاپی و اطمینان از داشتن تمام مواد مورد نیاز استفاده می‌کنند. این مشخصات فنی می‌توانند از موارد بسیار خاص، مانند تعیین نوع کاغذ یا جوهر شفاف، تا موارد کلی، مانند درخواست چاپ چهار رنگ در دو طرف یک ورق کاغذ، متغیر باشند.
مشخصات فنی می‌توانند فراتر از جزئیات مواد و روش‌های مورد نیاز برای پروژه‌های چاپ باشند و جزئیات مربوط به تحویل، بسته‌بندی و سایر الزامات را ارائه دهند. به عنوان مثال، مشخصات فنی ممکن است حکم کند که چاپ‌های نهایی در جعبه‌هایی با ابعاد مشخص برای مشتریان ارسال شوند. این جعبه‌ها باید به وضوح با نام و اطلاعات آدرس آنها برچسب‌گذاری شوند.
مشخصات استاندارد می‌توانند دریافت پیش‌فاکتورهای چاپ را سریع‌تر کنند، زیرا چاپخانه‌ها از قبل تمام اطلاعات لازم برای ارائه آن را دارند. در این موارد، برخی از چاپخانه‌ها مشخصات استانداردی را برای کارهای رایج مانند کارت ویزیت یا کارت پستال ارائه می‌دهند؛ چنین مشخصاتی دریافت پیش‌فاکتورها را ساده‌تر می‌کند، زیرا چاپخانه‌ها تمام این اطلاعات را در پرونده خود دارند و می‌توانند پیش‌فاکتورهای دقیق را سریع‌تر ارائه دهند.
مشخصات، نتیجه مطلوب یک کار چاپی را به چاپخانه منتقل می‌کنند و در نتیجه، سوءتفاهم و خطاهای احتمالی در حین تولید را کاهش می‌دهند. یک مشخصات خوب نوشته شده باید یک کار چاپی موفق را ایجاد کند که نیازها و انتظارات مشتری را برآورده سازد.
مشخصات فنی در چاپ برای برآورده کردن انتظارات مشتری و جلوگیری از ناامیدی و همچنین اتلاف زمان و منابع حیاتی است . با ترسیم واضح نتیجه نهایی، هم چاپخانه‌دار و هم مشتری می‌توانند برای ایجاد یک تجربه چاپ لذت‌بخش تلاش کنند.
