Un archivo es un repositorio de fuentes primarias con información única. procedencia que se han procesado y conservado de acuerdo con estándares predeterminados y las mejores prácticas. El papel está diseñado explícitamente para soportar una vida útil prolongada sin decoloración ni otras formas de degradación; a menudo es el preferido por los conservacionistas de bibliotecas y las bibliotecas estadounidenses que necesitan obras permanentes como textos académicos por razones de conservación.
El archivo proporciona un valor inmenso al permitir el seguimiento de cada fuente primaria que alberga y proporcionar documentos autenticados para interpretar en contexto.
Un archivo es cualquier lugar físico en el que se guardan de forma segura materiales de fuentes primarias para futuras referencias e investigaciones. Los archivos pueden ser públicos o privados y lo ideal es que se guarden en edificios especialmente construidos y diseñados para satisfacer sus necesidades de almacenamiento.
Los archivos sirven principalmente para la investigación. Los académicos y otros investigadores utilizan los archivos para investigar las fuentes primarias que contienen, ya sea directamente en el archivo mismo o solicitando copias.
Las colecciones de archivos proporcionan fuentes primarias que pueden ayudar a los educadores a enseñar sobre historia, arte y otros temas. Los archivos también suelen albergar programas públicos como visitas guiadas, conferencias y exposiciones en sus instalaciones.
La conservación de los libros en archivos es crucial por numerosas razones. El archivo ayuda a protegerlos de daños y a prolongar su belleza; además, las condiciones adecuadas de almacenamiento pueden aumentar el valor y, al mismo tiempo, ayudar a preservar la historia y el contenido para las generaciones futuras.
La accesibilidad sencilla permite realizar evaluaciones rápidas y prácticas, lo que puede ayudar a evaluar el valor o la importancia.