Καθώς συνηθίζουμε στην ηλεκτρονική επικοινωνία, μπορεί να ξεχάσουμε τη γοητεία και την απλότητα της αποστολής παραδοσιακών επιστολών και σημειωμάτων μέσω ταχυδρομείου. Ωστόσο, το συνηθισμένο ερώτημα είναι, πώς γράφουμε σωστά έναν φάκελο επιστολών; Αυτό είναι κρίσιμο για την επιτυχημένη αλληλογραφία, καθώς οι σωστές τεχνικές διευθυνσιοδότησης και γραφής σε φακέλους διασφαλίζουν την έγκαιρη και αποτελεσματική παράδοση του μηνύματός σας. Αυτός ο οδηγός παρέχει οδηγίες βήμα προς βήμα για την απάντηση σε αυτό το ερώτημα, διδάσκοντάς σας πώς να γράφετε έναν φάκελο επιστολών, συμπεριλαμβανομένων των κατάλληλων συμβάσεων μορφοποίησης, ώστε να μπορείτε να στέλνετε αλληλογραφία με σιγουριά μέσω παραδοσιακών καναλιών.
At πρώτα, μια ματιά, η σύνταξη φακέλων επιστολών μπορεί φαίνονται ξεπερασμένα στο σύγχρονο ψηφιακό περιβάλλον με γρήγορους ρυθμούς, όπου η περισσότερη επικοινωνία γίνεται διαδικτυακά. Ωστόσο, υπάρχει κάτι ειδική και συγκινητικό για τη λήψη χειρόγραφων μηνυμάτων όπως επιστολές ή κάρτες στην ανάρτηση! Παρόλο που η τεχνολογία κάνει την επικοινωνία εύκολη για όλους μας, τα φυσικά γράμματα εξακολουθούν να κάνουν καλύτερα μηνύματα σε συγκεκριμένες στιγμές – προσκλήσεις γάμου, προσωπικές σημειώσεις, αιτήσεις εργασίας ή συλλυπητήρια Οι κάρτες ενδέχεται να απαιτούν αυτήν τη μορφή όταν αποστέλλονται σε χώρες χωρίς αξιόπιστη πρόσβαση σε υπηρεσίες Διαδικτύου. σε αυτό το άρθρο, θα δείξουμε τον καλύτερο τρόπο για να γράψετε φακέλους, ώστε να φτάσει αμέσως στον προορισμό του παραλήπτη! Σε αυτόν τον οδηγό, θα δούμε πώς να γράφουμε φακέλους καλύτερα it Φτάνει μέσω ταχυδρομικών υπηρεσιών ομαλά so Όλοι οι εμπλεκόμενοι λαμβάνουν το επιθυμητό ταχυδρομείο χωρίς ταλαιπωρία και μπορούν να το παραδώσουν!
Αρχικά, όταν γράφετε μια επιστολή σε φάκελο, πρέπει να λάβετε υπόψη ποιος φάκελος ταιριάζει καλύτερα στο περιεχόμενό του σε μέγεθος και βάρος. Τα τυπικά μεγέθη φακέλων στις ΗΠΑ που χρησιμοποιούνται συνήθως είναι #4 1/8x 9 1/2 ίντσες για επαγγελματική αλληλογραφία, κάρτες και προσκλήσεις A2 (4 3/8x 5 3/4 ίντσες) και ο φάκελος 6×9 (6×9 ίντσες) για μεγαλύτερα έγγραφα/περιοδικά. Να επιλέγετε πάντα έναν φάκελο που θα χωράει το περιεχόμενο χωρίς δίπλωμα. Διαφορετικά, μπορεί να τον καταστρέψει και να φαίνεται αντιεπαγγελματικός.
Στη συνέχεια, γράψτε σωστά την διεύθυνση του φακέλου σας. Ξεκινήστε γράφοντας το πλήρες όνομα του παραλήπτη στην πρώτη γραμμή, συμπεριλαμβανομένων τυχόν προθεμάτων όπως Κύριος ή Δρ. Για πιο επίσημες επικοινωνίες , είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε κατάλληλους τίτλους όταν απευθύνεστε σωστά σε άτομα. Όταν γράφετε σε παντρεμένα ζευγάρια, μπορεί επίσης να είναι σύνηθες να τους απευθύνεστε ως «Κυρία [Όνομα και Επώνυμο Συζύγου]».
Γράψτε τη διεύθυνση του παραλήπτη στην επόμενη γραμμή, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού του σπιτιού ή του κτιρίου και του ονόματος της οδού, τυχόν αριθμού διαμερίσματος/σουίτας, εάν υπάρχει, και αριθμούς σουίτας/διαμερίσματος, εάν υπάρχουν. Εάν υπερβαίνει τη μία γραμμή, συνεχίστε χρησιμοποιώντας μια άλλη, εάν χρειάζεται.
Κάτω από την ταχυδρομική σας διεύθυνση, συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με την πόλη, την πολιτεία ή την επαρχία και τον ταχυδρομικό κώδικα για αυτήν την τοποθεσία. Στις ΗΠΑ, αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει συντομογραφίες δύο γραμμάτων για την πολιτεία, ακολουθούμενες από έναν πενταψήφιο ταχυδρομικό κώδικα, διαχωρισμένες με κόμματα και κενά. Άλλες χώρες ενδέχεται να διαφέρουν, επομένως ερευνήστε πώς προτιμούν την ταχυδρομική τους διεύθυνση πριν γράψετε ανάλογες επιστολές.
Εάν ισχύει, γράψτε τη διεύθυνση επιστροφής σας στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος της εταιρείας σας, της διεύθυνσης, της πόλης/πολιτείας και των πληροφοριών του ταχυδρομικού κώδικα. Η διεύθυνση επιστροφής επιτρέπει στις ταχυδρομικές υπηρεσίες να σας επιστρέφουν επιστολές σε περίπτωση που προκύψουν προβλήματα κατά την παράδοση.
Μόλις ένας φάκελος έχει τη διεύθυνση που επιθυμεί , τοποθετήστε ένα γραμματόσημο στην επάνω δεξιά γωνία του. Το Stamps.com προσφέρει οδηγίες: «Η USPS απαιτεί οι διευθύνσεις επιστροφής για τα αλληλογραφικά αντικείμενα να είναι ευανάγνωστες στην επάνω αριστερή γωνία τους. Αυτές οι διευθύνσεις πρέπει να περιέχουν πληροφορίες όπως το πλήρες όνομα του αποστολέα, τη διεύθυνση (συμπεριλαμβανομένου του αριθμού της σουίτας ή του ορόφου), την πόλη, την πολιτεία, τον ταχυδρομικό κώδικα+4, καθώς και τον αριθμό τηλεφώνου ή email όπου μπορεί να επικοινωνήσει ο αποστολέας ».
Να είστε ακριβείς όταν εφαρμόζετε το σωστό τέλος αποστολής σε έναν φάκελο. Τα έξοδα αποστολής εξαρτώνται από το μέγεθος, το σχήμα και το βάρος του – για εγχώρια παράδοση εντός των ΗΠΑ, μια τυπική επιστολή μιας ουγγιάς κοστίζει 55 σεντς από τον Φεβρουάριο του 2021, ενώ ισχύουν επιπλέον χρεώσεις εάν οι υπερμεγέθεις επιστολές ή οι διεθνείς προορισμοί πρέπει να αποσταλούν διεθνώς. Εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με το ποσό των τελών αποστολής που ισχύει, πάρτε τον φάκελο μαζί σας στο τοπικό σας ταχυδρομείο, όπου θα τον ζυγίσουν για εσάς πριν σας παράσχουν τις σωστές πληροφορίες τιμολόγησης.
Η ηλεκτρονική επικοινωνία μπορεί να έχει εκτοπίσει την επιστολογραφία ως την πιο συνηθισμένη μορφή επικοινωνίας, αλλά η τέχνη της συγγραφής επιστολών παραμένει επίκαιρη στη ζωή μας. Από τις προσκλήσεις γάμου μέχρι την προσωπική χειρόγραφη αλληλογραφία, ακολουθώντας αυτά τα βήματα, βεβαιωθείτε ότι οι επιστολές σας φτάνουν στους παραλήπτες τους γρήγορα και επαγγελματικά - η τελειοποίηση αυτών των μορφών τέχνης προσφέρει τεράστια ευχαρίστηση! Συνεχίστε λοιπόν - μάθετε αυτήν την επιδέξια τέχνη, από τις προσκλήσεις γάμου μέχρι την χειρόγραφη αλληλογραφία. Προσθέστε χαρά στη ζωή της οικογένειας και των φίλων μέσα από χειρόγραφες σημειώσεις!
Η σύνταξη μιας επιστολής σε φάκελο είναι μια αναπόσπαστη δεξιότητα που πρέπει να κατέχει ο καθένας, καθώς η σωστή διεύθυνση και η μορφοποίησή της αυξάνουν τις πιθανότητες να φτάσει στον παραλήπτη. Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τις τυπικές οδηγίες μορφοποίησης, τοποθετώντας τα ονόματα και τις διευθύνσεις των παραληπτών σε ευδιάκριτη θέση και χρησιμοποιώντας σωστά τα γραμματόσημα.
Η σύνταξη ενός φακέλου απαιτεί να λαμβάνεται υπόψη τόσο η μορφή του όσο και η γλώσσα που χρησιμοποιείται, αντικατοπτρίζοντας τόσο το περιεχόμενο όσο και τον σκοπό του περιεχομένου του . Ο φάκελός σας θα πρέπει να το αποκαλύπτει αυτό.
Το να αφιερώνετε χρόνο και προσπάθεια για να γράφετε επιστολές σημαίνει πολλά τόσο για τον αποστολέα όσο και για τον παραλήπτη . Η διαδικασία της συγγραφής επιστολών είναι ένας ξεχωριστός και σημαντικός τρόπος για να παραμένετε σε επαφή με τα αγαπημένα σας πρόσωπα, είτε πρόκειται για οικογένεια, φίλους ή συναδέλφους. Μη διστάσετε να πάρετε ένα στυλό και ένα χαρτί και να ξεκινήσετε να γράφετε! Μην ξεχάσετε να βάλετε τη σωστή διεύθυνση και να σφραγίσετε κάθε φάκελο, ώστε η αλληλογραφία σας να φτάσει με ασφάλεια - σας εύχομαι καλή επιτυχία στην αποστολή!
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το γράμμα Φάκελος
Ε: Ποιος είναι ο σωστός τρόπος αντιμετώπισης ενός φακέλου;
Α: Προς δεόντως στείλτε έναν φάκελο, συμπεριλάβετε τη γραφή τόσο της διεύθυνσης επιστροφής όσο και αυτή του παραλήπτη στο μπροστινό του μέρος.
Ε: Πού πρέπει να γράψω το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη σε έναν φάκελο;
Α: Για καλύτερα αποτελέσματα, γράψτε τις πληροφορίες τους στο κέντρο κάτω.
Ε: Πώς πρέπει να μορφοποιήσω το όνομα του παραλήπτη σε έναν φάκελο;
Α: Το όνομά τους πρέπει να γραφτεί χρησιμοποιώντας τον τίτλο τους (εάν υπάρχει) ακολουθούμενο από το πλήρες όνομά τους.
Ε: Πώς πρέπει να μορφοποιήσω τη διεύθυνση σε έναν φάκελο;
Α: Η διεύθυνσή σας θα πρέπει να περιλαμβάνει τον αριθμό σπιτιού/κτηρίου, όνομα οδού, όνομα πόλης, όνομα πολιτείας/επαρχίας και πληροφορίες ταχυδρομικού κώδικα.
Ε: Πού πρέπει να γράψω τη διεύθυνση επιστροφής μου σε έναν φάκελο;
Α: Η διεύθυνση επιστροφής σας πρέπει να είναι γραμμένο στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου.
Ε: Πρέπει να συμπεριλάβω το όνομά μου στη διεύθυνση επιστροφής εάν περιλαμβάνεται ήδη στον φάκελο;
A: Οχι πρέπει να συμπεριλάβετε το όνομά σας εάν εμφανίζεται ήδη εκεί - αρκεί να υπάρχει αρκετός χώρος σε αυτό για να το διαβάσουν εύκολα όλα τα εμπλεκόμενα μέρη!
Ε: Πρέπει να συμπεριλάβω τον αριθμό τηλεφώνου μου με τη διεύθυνση επιστροφής μου;
Α: Αν και η συμπερίληψη ενός αριθμού τηλεφώνου στη διεύθυνση επιστροφής δεν είναι υποχρεωτική, η συμπερίληψη μπορεί να βοηθήσει τον παραλήπτη σε περίπτωση που υπάρχουν προβλήματα με την παράδοση.
Ε: Πρέπει να χρησιμοποιώ συντομογραφίες όταν απευθύνομαι σε φακέλους (αποδέκτες φακέλων); (ΑΠΑΝΤΗΣΗ: ΟΧΙ). Για καλύτερα αποτελέσματα, γράψτε όλα τα ονόματα οδών, πόλεων και πολιτειών/επαρχιών πλήρως όταν γράφετε τις διευθύνσεις φακέλων.
Ε: Επιτρέπεται να πληκτρολογήσω ή να εκτυπώσω τη διεύθυνσή μου αντί να τη γράψω χειρόγραφα σε έναν φάκελο;
Α: Ναι, με την προϋπόθεση ότι το κείμενο είναι ευανάγνωστο και σαφώς ευανάγνωστος.
Ε: Πρέπει να χρησιμοποιώ κόμμα κατά την καταχώριση παραληπτών;
Α: Ένα κόμμα είναι όχι απαραίτητο κατά την καταχώριση των ονομάτων παραληπτών σε μια διεύθυνση.
Ε: Πρέπει να γράψω τη διεύθυνσή μου χρησιμοποιώντας κεφαλαία; γράμματα ή πεζά γράμματα σε ένα φάκελο;
A: Για λόγους σαφήνειας και αναγνωσιμότητας, Συνιστώνται κεφαλαία γράμματα όταν γράφετε τη διεύθυνσή σας σε έναν φάκελο.
Ε: Μπορώ να χρησιμοποιήσω διακοσμητικές γραμματοσειρές ή χρώματα όταν γράφω τη διεύθυνσή μου σε έναν φάκελο;
Α: Προτείνουμε τη χρήση τυπικών, ευανάγνωστων γραμματοσειρών, όπως Arial ή Times New Roman και μαύρο μελάνι όταν απευθύνεστε σε φακέλους – οι διακοσμητικές γραμματοσειρές ενδέχεται να προκαλέσουν προβλήματα αναγνωσιμότητας ή επεξεργασίας.
Ε: Πρέπει να συμπεριλάβω τη διεύθυνση email μου στη διεύθυνση επιστροφής;
Α: Είναι προαιρετικό και συχνά όχι απαραίτητο πότε αποστολή παραδοσιακών φακέλων επιστολών.
Ε: Επιτρέπεται να χρησιμοποιώ αυτοκόλλητα ή ετικέτες για τη διεύθυνση του παραλήπτη μου;
Α: Αυτοκόλλητα ή ετικέτες που είναι σαφώς ευανάγνωστος μπορεί να λειτουργούν καλά, εφόσον το χειρόγραφο αντίστοιχο τους παρέχει περισσότερη εξατομίκευση.
Ε: Για τυπικά γράμματα, τι μέγεθος φακέλου πρέπει να χρησιμοποιήσω;
Α: Ένας φάκελος #10 είναι συχνά η κατάλληλη επιλογή, καθώς αυτό το μέγεθος είναι περίπου 4 1/8 επί 9 1/2 ίντσες – ιδανικό για επαγγελματική αλληλογραφία!
