Όταν μιλάμε για έντυπο αντίγραφο, εννοούμε μια απτή εκτύπωση πληροφοριών που προέρχονται από έναν υπολογιστή. Συχνά αναφέρεται ως «έντυπο έγγραφο». Τα έντυπα αντίγραφα είναι χρήσιμα σε διάφορα περιβάλλοντα, όπως επιχειρήσεις, σχολεία και νοικοκυριά.
Ο πρωταρχικός σκοπός των έντυπων αντιγράφων είναι η αναπαραγωγή εγγράφων. Αυτό κυμαίνεται από την εκτύπωση σχολικών δοκιμίων έως τις εργασιακές αναφορές. Στο εταιρικό περιβάλλον, τα έντυπα αντίγραφα, όπως συμβόλαια ή νομικά έγγραφα, εξυπηρετούν ζωτικές λειτουργίες. Επιπλέον, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία φυσικών εικόνων ή γραφικών.
Μερικά άτομα προτιμούν τα έντυπα αντίγραφα λόγω της ευκολίας ανάγνωσης και χειρισμού σε σύγκριση με τα ψηφιακά αντίγραφά τους. Η κοινή χρήση γίνεται επίσης πιο απλή με έντυπα αντίγραφα παρά με ψηφιακά αρχεία. Ωστόσο, θα πρέπει να σημειωθεί ότι η εκτύπωση απαιτεί επιπλέον χώρο και συνεπάγεται υψηλότερο κόστος.
Ένα έντυπο αντίγραφο περιλαμβάνει δεδομένα που εκτυπώνονται φυσικά και προέρχονται από έναν υπολογιστή —συχνά μέσω εκτυπωτών— με σκοπό την πρόσβαση εκτός σύνδεσης ή την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σε περίπτωση που τα αρχεία του υπολογιστή χαθούν ή καταστραφούν. Για παράδειγμα, σημαντικά έγγραφα, όπως οι συμβάσεις, εκτυπώνονται συχνά από επιχειρήσεις για σκοπούς ελέγχου και υπογραφής εκτός σύνδεσης.
Στην εκδοτική ορολογία, χρησιμοποιούμε τον όρο «έντυπο αντίγραφο» ειδικά όταν αναφερόμαστε σε φυσικά βιβλία σε αντίθεση με τις ψηφιακές μορφές όπως τα ηλεκτρονικά βιβλία—μια διάκριση που εφαρμόζεται συνήθως από τους εκδότες αναφερόμενους σε δεμένα μυθιστορήματα και άδετος χειρόγραφα ως «έντυπα αντίγραφα». Αυτοί οι εκδότες ενδέχεται να δημιουργήσουν έντυπα αντίγραφα εκτυπώνοντας χειρόγραφα που αποστέλλονται για λόγους ελέγχου ή διατηρώντας τα στο αρχείο όταν οι ψηφιακές εκδόσεις κινδυνεύουν να χαθούν ή να καταστραφούν.
Κάποιοι άνθρωποι αναμφισβήτητα προτιμούν να διαβάζουν απτές εκδόσεις βιβλίων σε σχέση με τα ψηφιακά αντίστοιχά τους· τα θεωρούν πιο άνετα στα μάτια, ενώ παράλληλα προσφέρουν μια ευχάριστη εμπειρία ξεφυλλίσματος σελίδων. Επιπλέον, τα έντυπα βιβλία διευκολύνουν τις επιλογές δανεισμού/πώλησης που είναι μερικές φορές διαθέσιμες σε ψηφιακή μορφή.
