Ένα αρχείο είναι ένα αποθετήριο πρωτογενών πηγών με μοναδική προέλευση που έχουν υποστεί επεξεργασία και διατηρηθεί σύμφωνα με προκαθορισμένα πρότυπα και βέλτιστες πρακτικές. Το έγγραφο έχει σχεδιαστεί ειδικά για να αντέχει σε παρατεταμένη διάρκεια ζωής χωρίς αποχρωματισμό ή άλλες μορφές υποβάθμισης. Συχνά προτιμάται από τους συντηρητές βιβλιοθηκών και τις βιβλιοθήκες των ΗΠΑ που χρειάζονται μόνιμα έργα όπως ακαδημαϊκά κείμενα για λόγους διατήρησης.
Η αρχειοθέτηση παρέχει τεράστια αξία παρακολουθώντας κάθε κύρια πηγή που φιλοξενεί και παρέχοντας επικυρωμένα έγγραφα για ερμηνεία στο πλαίσιο.
Το Αρχείο αναφέρεται σε οποιαδήποτε φυσική τοποθεσία όπου το υλικό πρωτογενούς πηγής διατηρείται ασφαλές για μελλοντική αναφορά και έρευνα. Τα αρχεία μπορεί να είναι δημόσια ή ιδιωτικά και θα πρέπει ιδανικά να τα στεγάζουν σε ειδικά κατασκευασμένα κτίρια που έχουν σχεδιαστεί για να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις αποθήκευσης τους.
Τα αρχεία χρησιμεύουν κυρίως για έρευνα. Οι μελετητές και άλλοι ερευνητές χρησιμοποιούν τα αρχεία για να διερευνήσουν τις πρωτογενείς πηγές που περιέχονται σε αυτά – είτε απευθείας στο ίδιο το αρχείο είτε ζητώντας αντίγραφα.
Οι συλλογές αρχείων παρέχουν πρωτογενείς πηγές που μπορούν να βοηθήσουν τους εκπαιδευτικούς να διδάξουν για την ιστορία, την τέχνη και άλλα θέματα. Τα αρχεία φιλοξενούν επίσης συχνά δημόσια προγράμματα όπως περιηγήσεις, διαλέξεις και εκθέσεις στον χώρο τους.
Η αρχειακή διατήρηση βιβλίων είναι ζωτικής σημασίας για πολλούς λόγους. Η αρχειοθέτηση βοηθά στην προστασία τους από ζημιές ενώ παρατείνει την ομορφιά τους. Επιπλέον, οι κατάλληλες συνθήκες αποθήκευσης μπορούν να αυξήσουν την αξία ενώ ταυτόχρονα συμβάλλουν στη διατήρηση της ιστορίας και του περιεχομένου για τις μελλοντικές γενιές.
Η εύκολη προσβασιμότητα παρέχει γρήγορες και πρακτικές αξιολογήσεις. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αξιολόγηση της αξίας ή της σημασίας.
