Das Einfügen von Alternativtexten (auch als Alternativtexte bezeichnet) für Bilder in Dokumenten ist nicht nur eine empfohlene Vorgehensweise, sondern auch entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeit für alle Personen zugänglich ist, auch für diejenigen, die auf Bildschirmleseprogramme angewiesen sind. Glücklicherweise erleichtert Microsoft Word das Hinzufügen von Alternativtexten zu Bildern. Egal, ob Sie einen Bericht, eine Präsentation oder einen Blogbeitrag erstellen, dieser ausführliche Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist Alternativtext wichtig?
Bevor wir uns mit der Vorgehensweise befassen, wollen wir verstehen, warum Alternativtext entscheidend ist:
- Einfache Anwendung: Einzelpersonen mit Sehbehinderte nutzen Screenreader um durch Dokumente zu navigieren.
- SEO-Vorteile: Suchmaschinen „lesen“ auch Alternativtexte, weshalb sie ein wesentlicher Bestandteil von SEO-Strategien sind.
- Benutzerverständnis: Manchmal werden Bilder nicht richtig geladen. Alternativtext bietet eine Alternative, die erklärt, worum es bei dem Bild geht.
Erste Schritte beim Hinzufügen von Alternativtext in Word
Das Hinzufügen oder Einfügen von Alternativtext zu einem Bild in Word ist einfach, aber wenn Sie wichtige Details kennen, kann der Vorgang reibungsloser ablaufen. So können Sie es tun:
So fügen Sie in Word Alternativtext zu einem Bild hinzu
1. Öffnen Sie Ihr Dokument:
-
Öffnen Sie das Microsoft Word-Dokument mit dem Bild, das Alternativtext benötigt.
2. Wählen Sie das Bild:
- Wählen Sie das Bild aus, dem Sie Alternativtext zuweisen möchten, indem Sie darauf klicken. Sie erkennen, dass das Bild ausgewählt ist, wenn an seinem Rand kleine Quadrate oder Kreise vorhanden sind.
3. Öffnen Sie die Registerkarte „Format“ im Bildtool:
- Nachdem Sie das Bild ausgewählt haben, werden oben in der Word-Oberfläche die „Bildtools“ angezeigt. Navigieren Sie unter „Bildtools“ zur Registerkarte „Format“ und klicken Sie darauf.
4. Alternativtext auswählen:
- Suchen Sie auf der Registerkarte „Format“ nach der Option „Alternativtext“. Diese finden Sie möglicherweise im Abschnitt „Zugänglichkeit“ oder im Menü „Bildtools“. Klicken Sie auf „Alternativtext“.
5. Geben Sie den Alternativtext ein:
- Es öffnet sich eine Seitenleiste oder ein Dialogfeld, in das Sie Ihren Alternativtext eingeben können. Seien Sie beschreibend, aber prägnant. Wenn das Bild beispielsweise eine Katze zeigt, die auf einem Fensterbrett sitzt, könnte Ihr Alternativtext lauten: „Eine graue Katze sitzt auf einem Fensterbrett mit Blick auf den Garten im Hintergrund.“
6. Speichern Sie Ihre Änderungen:
- Nachdem Sie Ihren Alternativtext eingegeben haben, speichern Sie Ihr Dokument, um sicherzustellen, dass alle Änderungen übernommen werden.
Bewährte Methoden zum Schreiben von Alternativtext
Zum Verfassen eines guten Alternativtexts gehört mehr als nur die Beschreibung des Bilds. Hier sind einige Tipps, um Ihren Alternativtext so effektiv wie möglich zu gestalten:
Seien Sie konkret und präzise
Geben Sie genaue Details zu dem an, was auf dem Bild zu sehen ist. Anstatt „ein Bild einer Katze“ zu sagen, könnten Sie „eine schwarz-weiße Katze, die auf einem roten Sofa sitzt“ sagen.
Halten Sie es kurz
Obwohl es wichtig ist, dass der Alternativtext ausführlich ist, sollte er kurz sein. Idealerweise sollte er aus ein oder zwei Sätzen bestehen, die das Bild klar beschreiben.
Fügen Sie relevante Informationen hinzu
Manchmal ist der Kontext des Bildes wichtig. Wenn Sie beispielsweise ein Diagrammbild haben, könnte der Alternativtext die wichtigsten Datenpunkte oder den Trend enthalten, den es zeigt, z. B. „ein Liniendiagramm, das einen Anstieg der Verkäufe von Januar bis Juni zeigt.“
Vermeiden Sie redundante Phrasen
Es ist nicht nötig, mit „Bild von“ oder „Abbildung von“ zu beginnen, da Screenreader automatisch ankündigen, dass es sich um ein Bild handelt. Beschreiben Sie, was auf dem Bild passiert.
Beispiele für guten und schlechten Alternativtext
Um Ihnen eine bessere Vorstellung von überzeugendem Alternativtext zu geben, hier einige Beispiele:
- Schlechter Alternativtext: „Bild eines Hundes“
- Guter Alternativtext: „Ein Golden Retriever apportiert einen Stock in einem Park.“
- Schlechter Alternativtext: „Diagramm zeigt Daten“
- Guter Alternativtext: „Balkendiagramm, das eine Umsatzsteigerung von 30 % im 2. Quartal im Vergleich zum 1. Quartal zeigt.“
Hinzufügen von Alternativtext zu mehreren Bildern
Das Hinzufügen von Alternativtext zu jedem Dokument kann entmutigend sein, wenn Sie viele Bilder haben. Obwohl es in Word keine integrierte Möglichkeit gibt, Alt-Text in großen Mengen hinzuzufügen, finden Sie hier einige Tipps, um den Vorgang einfacher zu gestalten:
1. Erstellen Sie eine Checkliste:
- Listen Sie bitte alle Bilder in Ihrem Dokument auf und haken Sie sie ab, wenn Sie Alternativtext hinzufügen. So stellen Sie sicher, dass Sie alle Fotos erhalten.
2. Verwenden Sie eine einheitliche Sprache:
- Wenn Sie ähnliche Bilder haben, können Sie für Ihren Alternativtext einen einheitlichen Stil verwenden. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Kohärenz in Ihrem Dokument.
3. Nehmen Sie sich Zeit:
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Reservieren Sie eine bestimmte Zeit nur für das Hinzufügen von Alternativtext zu Bildern. Wenn Sie diese Aufgabe in kleinere Teile aufteilen, kann sie leichter zu bewältigen sein.
Korrekturlesen und Testen von Alternativtexten
Nachdem Sie den Alternativtext hinzugefügt haben, ist es wichtig, ihn Korrektur zu lesen und zu testen. So geht's:
1. Vorlesen:
- Lesen Sie Ihren Alternativtext laut vor, um sicherzustellen, dass er das Bild klar beschreibt. Stellen Sie sich beim Lesen vor, Sie wären jemand, der das Bild nicht sehen kann. Vermittelt der Alternativtext ein klares Verständnis?
2. Verwenden Sie einen Screenreader:
- Wenn Sie Zugriff auf einen Screenreader haben, verwenden Sie ihn, um durch Ihr Dokument zu navigieren. So können Sie aus erster Hand erfahren, wie Ihr Alternativtext im Kontext funktioniert.
3. Bitten Sie um Feedback:
- Manchmal kann ein zweites Paar Augen Dinge erkennen, die Sie übersehen haben. Bitten Sie einen Kollegen oder Freund, die Klarheit und Genauigkeit Ihres Alternativtextes zu beurteilen.
Zugänglichkeitsprüfer
Microsoft Word verfügt über integrierte Barrierefreiheitsprüfungen. Mithilfe dieser Tools können Sie sicherstellen, dass Ihr Dokument den Barrierefreiheitsstandards entspricht.
1. Führen Sie den Accessibility Checker aus:
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Überprüfen“ und wählen Sie „Zugänglichkeit prüfen“ aus.„Word meldet Bereiche, die verbessert werden müssen, einschließlich fehlendem Alternativtext bei Bildern.
2. Bewertungsvorschläge:
- Der Barrierefreiheits-Checker macht Verbesserungsvorschläge. Befolgen Sie diese, um die Barrierefreiheit Ihres Dokuments zu verbessern.
Häufige Fragen zum Hinzufügen von Alternativtext zu einem Bild in Word
F: Was ist Alternativtext?
A. Alt-Text oder alternativer Text beschreibt ein Bild, der den Leuten hilft zu verstehen, was auf dem Foto zu sehen ist, insbesondere wenn sie es nicht sehen können.
F. Warum sollte ich Bildern in Word Alternativtext hinzufügen?
A. Durch das Hinzufügen von Alternativtext wird Ihr Dokument für Benutzer von Bildschirmleseprogrammen leichter zugänglich und hilft ihnen, den Inhalt Ihrer Bilder zu verstehen.
F: Wie füge ich einem Bild in Word Alternativtext hinzu?
A. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, wählen Sie „Bild formatieren“ und klicken Sie dann auf „Alternativtext“. Anschließend können Sie Ihre Beschreibung in das Textfeld eingeben.
F: Kann ich Alternativtext bearbeiten, nachdem ich ihn hinzugefügt habe?
A. Ja! Sie können Alternativtext ganz einfach bearbeiten, indem Sie dieselben Schritte ausführen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, gehen Sie zu „Bild formatieren“ und ändern Sie den Text im Feld „Alternativtext“.
F: Was sollte ich in meine Alternativtextbeschreibung aufnehmen?
A. Beschreiben Sie die Hauptelemente des Bildes und seinen Zweck in Ihrem Dokument. Bleiben Sie dabei klar und präzise.
F: Gibt es in Word eine Zeichenbegrenzung für Alternativtext?
A. Es gibt keine strikte Zeichenbegrenzung, aber aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit sollten Alternativtextbeschreibungen am besten weniger als 125 Zeichen umfassen.
F: Kann ich in Word Alternativtext zu Formen oder Grafiken hinzufügen?
A. Sie können für Formen, Diagramme und Grafiken genauso alternativen Text einfügen wie für Bilder.
F: Was ist, wenn mein Bild dekorativ ist? Benötige ich trotzdem Alternativtext?
A. Sie können den Alternativtext leer lassen oder für rein dekorative Bilder ein einzelnes Leerzeichen verwenden. Dadurch werden Bildschirmleseprogramme angewiesen, das Bild zu ignorieren.
F: Ändert das Hinzufügen von Alternativtext das Aussehen meines Dokuments?
A. Nein, das Hinzufügen von Alternativtext hat keinen Einfluss auf das Erscheinungsbild Ihres Dokuments. Es dient lediglich der Barrierefreiheit.
F: Gibt es in Word Tools zum Überprüfen von Alternativtext?
A. Ja! Sie können die Barrierefreiheitsprüfung in Word verwenden, indem Sie auf die Registerkarte „Überprüfen“ gehen und „Barrierefreiheit prüfen“ auswählen, um zu sehen, ob Sie vergessen haben, Alternativtext hinzuzufügen.
Fazit
Das Einfügen von Alternativtexten für Bilder in Microsoft Word ist eine grundlegende und unkomplizierte Maßnahme, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente für alle Benutzer zugänglich sind und ihre Sichtbarkeit in Suchmaschinen verbessern. Indem Sie die Anweisungen in diesem Handbuch und die empfohlenen Richtlinien befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeit umfassend und vollständig ist.
