Feldcodes sind Words Art, Ihnen im Hintergrund die lästigen Berechnungen abzunehmen. Seitenzahlen. Querverweise. „Kapitel 12“-Beschriftungen, die auch beim Verschieben von Szenen erhalten bleiben. Und ja, sie können einen auch manchmal zur Weißglut bringen.
Ich schreibe und lektoriere beruflich Buchmanuskripte. Wenn ich einem Autor helfe, einen Entwurf vor der Formatierung zu überarbeiten, sind die Feldcodes meist das Erste, was ich mir ansehe. Denn der Entwurf mag auf den ersten Blick gut aussehen. Bis man die Felder aktualisiert. Dann passt entweder alles perfekt oder … eben nicht.
Inhaltsverzeichnis
Feldcodes sind die Backstage-Crew von Word.
Ich meine Folgendes: Word besteht aus zwei Ebenen: der sichtbaren Ebene und den Berechnungen, die Word im Hintergrund durchführt. Ein Feld ist im Grunde eine Anweisung, die besagt: „Zeige hier die aktuelle Seitenzahl an“ oder „Zeige dort den Text dieser Überschrift an“.
Meistens bemerken Autoren die Felder erst, wenn etwas nicht mehr funktioniert. Zum Beispiel ein Inhaltsverzeichnis mit falschen Seitenzahlen oder ein Querverweis, der hartnäckig auf eine alte Überschrift verweist.
Ich empfehle, sich mit dem Umschalten zwischen der übersichtlichen Ansicht und der Codeansicht vertraut zu machen. Denn sobald Sie das können, ... sehen Was ist da los? Word hört auf, sich heimgesucht zu fühlen.
Die Word-Dokumentation von Microsoft listet über 100 verschiedene Feldtypen auf, von SEITE und REF bis DATUM und TOC.
Feldergebnis vs. Feldcode
Das „Feldergebnis“ ist das, was Sie normalerweise sehen. Zum Beispiel „17“ für eine Seitenzahl. Der „Feldcode“ ist die Anweisung. Zum Beispiel… { PAGE }.
Und ja, die Zahnspange spielt eine Rolle. Mehr dazu gleich.
Warum Autoren über Felder stolpern
Weil Bücher sich verändern. Ständig. Man streicht ein Kapitel. Man fügt ein Motto hinzu. Man verschiebt eine Szene. Plötzlich ist jeder Verweis auf Seite X falsch. Felder können das automatisch korrigieren. Oder sie bleiben wochenlang veraltet, weil nichts sie zur Aktualisierung gezwungen hat.
In einem Blogbeitrag des Microsoft Office-Teams über das Verhalten von Feldern heißt es, dass Word viele Felder beim Drucken/in der Vorschau aktualisiert, aber nicht alle Felder während der Bearbeitung automatisch aktualisiert werden.
Die drei Abkürzungen, die ich jeden einzelnen Tag benutze
Ich bin kein Fan davon, hundert Befehle auswendig zu lernen. Drei reichen mir völlig.
Alt + F9 schaltet alle Feldcodes um
Mit Alt+F9 wird die Anzeige des gesamten Dokuments zwischen Ergebnissen und Code umgeschaltet. Sollte Ihr Manuskript plötzlich voller geschweifter Klammern sein, keine Panik. Sie haben lediglich die entsprechende Taste gedrückt.
Umschalt + F9 schaltet ein Feld um
Setzen Sie den Cursor in ein Feld und drücken Sie Umschalt+F9. Daraufhin wird Ihnen der Code für genau dieses Feld angezeigt. So kann ich einen einzelnen fehlerhaften Querverweis beheben, ohne den gesamten Entwurf in ein automatisiertes Skript umzuwandeln.
F9 aktualisiert Felder
Markieren Sie die Elemente, die aktualisiert werden sollen, und drücken Sie dann F9. Das ist der richtige Schritt. Normalerweise drücke ich zuerst Strg+A (alles auswählen) und dann F9.
Laut Microsoft-Supportdokumentation werden durch Drücken von F9 die ausgewählten Felder aktualisiert, und durch Drücken von Strg+A und anschließend F9 werden die Felder in der gesamten Dokumentauswahl aktualisiert.
Ja, manchmal fragt Word, ob nur die Seitenzahlen oder die gesamte Tabelle aktualisiert werden sollen. Wählen Sie „Gesamte Tabelle“, wenn Sie die Überschriften geändert haben. Wählen Sie „Nur Seitenzahlen“, wenn Sie lediglich den Zeilenabstand angepasst haben.
Geschwungene Klammern bringen dich zum Weinen, wenn du sie falsch tippst.
Mal ehrlich: Feldklammern lassen sich nicht mit der Tastatur eingeben. Nicht die echten. Gebt man { und } ein, erhält man normale geschweifte Klammern, und Word erkennt das nicht als Feld. Es wird einfach als normaler Text angezeigt und ignoriert einen.
Um ein Feld korrekt einzufügen, empfehle ich Folgendes:
- Fügen Sie das Feld über das Word-Menü ein (Registerkarte Einfügen, Schnellbausteine, Feld).
- Oder drücken Sie Strg+F9, um die speziellen Klammern einzufügen, und geben Sie dann den Feldcode darin ein.
Auf den Supportseiten von Microsoft wird ausdrücklich zwischen durch Strg+F9 eingefügten Feldklammern und manuell eingegebenen Klammern unterschieden. Es wird darauf hingewiesen, dass durch Eingabe von Klammern kein funktionierendes Feld erzeugt wird.
Das musste ich auf die harte Tour lernen. Vor Jahren. Ich hatte ein benutzerdefiniertes REF-Feld erstellt, indem ich geschweifte Klammern eingegeben hatte. Sah perfekt aus. Hat aber nichts bewirkt. Ich gab Word die Schuld. Dabei lag es an mir.
Seitenzahlen, Abschnittsumbrüche und all das, was das Vorwort ruiniert.
Autoren, die das Vorwort verfassen, stoßen immer wieder auf dasselbe Problem: Römische Ziffern auf den ersten Seiten, arabische Ziffern ab Kapitel 1. Und Word macht Probleme, wenn die Abschnitte nicht korrekt formatiert sind.
PAGE- und NUMPAGES-Felder
{ PAGE } zeigt die aktuelle Seitenzahl an. { NUMPAGES } Zeigt die Gesamtzahl der Seiten an. Setzt man diese zusammen, erhält man „Seite 5 von 312“.
Aber: NUMPAGES zählt anhand der aktuellen Seitennummerierung des Dokuments. Wenn Ihre Abschnittsumbrüche also unübersichtlich sind, kann die Zählung ungenau erscheinen.
ABSCHNITTSSEITE und ABSCHNITT
Manchmal benötigt man „Seite X von Y“ nur für den aktuellen Abschnitt (wie einen separaten Anhang). Dann ist SECTIONSAGES wichtig.
Ich behaupte nicht, dass Sie das für jeden Roman brauchen. Das werden Sie nicht. Aber bei Sachbüchern mit Anhängen? Da kommt es schon mal vor.
Der Autor hat mit den Abschnittsumbrüchen einen Fehler gemacht.
Abschnittsumbrüche mit der Bezeichnung „Nächste Seite“ sind in der Regel die richtige Wahl, um die Seitennummerierung bei Kapitel 1 neu zu starten. „Fortlaufende“ Umbrüche können für Spalten oder Layouttricks in Ordnung sein, verwirren aber Autoren, weil sie nicht visuell „neuer Abschnitt“ signalisieren.
In den Richtlinien von Microsoft zur Seitennummerierung und zu Abschnittsumbrüchen wird erläutert, dass die Seitennummerierung pro Abschnitt gesteuert wird und dass zum Neustart der Nummerierung ein Abschnittsumbruch und nicht nur ein Seitenumbruch erforderlich ist.
Querverweise, die beim Überarbeiten nicht veralten
Bei Querverweisen wirken Feldcodes manchmal magisch. Oder aber zum Verzweifeln. Ganz nach dem Tag.
Wenn Sie „Siehe Kapitel 14“ manuell eingeben, vergessen Sie wahrscheinlich später, es zu ändern. Das passiert jedem. Verwenden Sie hingegen ein Querverweisfeld, sorgt Word dafür, dass der Verweis stets an der entsprechenden Überschrift ausgerichtet bleibt.
REF-Felder sind das Arbeitspferd.
Wenn Sie über die Registerkarte „Referenzen“ einen Querverweis einfügen, erstellt Word normalerweise im Hintergrund ein REF-Feld. Dieses verweist auf ein Lesezeichen oder eine Überschrift.
Wenn also aus Kapitel 14 Kapitel 16 wird, kann die Referenz aktualisiert werden. Normalerweise. Vorausgesetzt, Sie aktualisieren die Felder.
PAGEREF steht für „siehe Seite“-Verweise.
Sie möchten „siehe Seite 203“? Dafür benötigen Sie die Seitenauswahlfunktion (PAGEREF). Diese ist auch mit einem Lesezeichen verknüpft.
Ich empfehle, wichtige Abschnitte in Sachbüchern mit Lesezeichen zu versehen: Abbildungen, Tabellen, Übungen und die großen „Schritt 1“-Abschnitte. So bleibt die Seitennummerierung auch dann korrekt, wenn Sie neues Material weiter vorne im Buch einfügen.
Was unterbricht Querverweise?
Das Löschen der referenzierten Überschrift kann die Verknüpfung unterbrechen. Auch häufiges Kopieren und Einfügen zwischen Dokumenten kann dazu führen, je nachdem, wie Word Lesezeichen verarbeitet.
In den Supportdokumenten von Microsoft zu Querverweisen wird darauf hingewiesen, dass es sich bei Querverweisen um Felder handelt, die aktualisiert werden müssen, um Änderungen am referenzierten Element widerzuspiegeln.
Inhaltsverzeichnisfelder und warum sie veralten
Ich habe schon von Autoren gehört: „Mein Inhaltsverzeichnis ist verflucht.“ Nein. Es ist einfach nur ein Fachgebiet. Ein anspruchsvolles.
Grundlagen des Inhaltsverzeichnisses
Das Inhaltsverzeichnis ist ein Feld, das auf vordefinierte Überschriftenformate zurückgreift. Das ist der Punkt. Wenn Sie Ihre Kapitelüberschriften als normalen Text formatiert und manuell groß und fett dargestellt haben, erkennt Word sie nicht als Einträge im Inhaltsverzeichnis.
Und wenn Sie später Überschrift 1 korrekt anwenden, wird das Inhaltsverzeichnis erst aktualisiert, wenn Sie es dazu auffordern.
Seitenzahlen aktualisieren vs. gesamte Tabelle aktualisieren
Word bietet Ihnen zwei Optionen: Nur Seitenzahlen oder die vollständige Aktualisierung.
Die Anzeige der Seitenzahlen allein ist schneller und ausreichend, solange sich die Überschriften nicht geändert haben. Wenn Sie jedoch Kapitelüberschriften geändert oder neue Unterüberschriften hinzugefügt haben, benötigen Sie eine vollständige Aktualisierung. Andernfalls zeigt das Inhaltsverzeichnis weiterhin den alten Text an, und Sie befürchten, die Informationen zu verlieren.
Die Hilfe von Microsoft zum Inhaltsverzeichnis beschreibt die beiden Aktualisierungsmodi und bestätigt, dass die Aktualisierung der gesamten Tabelle erforderlich ist, um Überschriften und Strukturänderungen zu aktualisieren.
Wortfeld-Schalter, die Autoren tatsächlich interessieren
Feldschalter sind kleine Modifikatoren im Code. Sie sind der Grund, warum sich zwei Inhaltsverzeichnisse unterschiedlich verhalten können. Oder warum sich ein Datumsfeld aktualisiert, ein anderes aber unverändert bleibt.
Die Sache ist die: Man braucht nicht alle Schalter. Nur ein paar, die im Lehrbuch vorkommen.
Datumsfelder, die Sie nicht im Stich lassen
{ DATE } Die Aktualisierung erfolgt automatisch, abhängig von den Word-Einstellungen. Wenn Sie das heutige Datum in Ihr Manuskript für eine Einreichung einfügen, möchten Sie es möglicherweise fixieren. In diesem Fall verwenden Sie die entsprechende Funktion. { CREATEDATE } Oder Sie wandeln das Feld einfach in Text um.
Denn nichts wirkt so schlampig wie das Senden einer Datei an einen Agenten, bei der sich das Erstellungsdatum geändert hat, weil man sie erneut geöffnet hat.
Die Feldreferenz von Microsoft unterscheidet DATUM (aktuelles Datum) von ERSTELLUNGSDATUM (Dokumenterstellungsdatum) und SPEICHERTEDATUM (Datum der letzten Speicherung).
StyleRef für laufende Header
Möchten Sie, dass der aktuelle Kapiteltitel automatisch in der Kopfzeile erscheint? StyleRef macht das, indem es Text, der in einem bestimmten Stil formatiert ist, wie z. B. Überschrift 1, verwendet.
So bleiben die Überschriften beim Umbenennen von Kapiteln sauber erhalten. Keine manuellen Änderungen auf 300 Seiten.
Fragen und Ausfüllen nach Workflow-Vorlagen
Diese Vorlagen sind eher speziell. Ich habe sie aber schon in Manuskriptvorlagen gesehen, insbesondere in Arbeitsbüchern für Sachbücher. Sie fordern einen zur Eingabe von Werten (Autorenname, Buchtitel) auf und verwenden diese dann wieder.
Und ja, sie wirken altmodisch. Weil sie es auch sind.
Felder sperren, Felder entkoppeln, und wann ich das jeweils mache
Das ärgert mich: Entweder sperren Autoren nie Felder, oder sie sperren alles und vergessen, warum. Es gibt einen Mittelweg.
Sperre ein Feld, wenn du Stabilität benötigst.
Markieren Sie das Feld. Drücken Sie Strg+F11, um es zu sperren. Es wird nun nicht mehr aktualisiert, wenn Sie F9 drücken.
Ich sperre Felder, wenn ich eine Momentaufnahme benötige. Zum Beispiel einen abschließenden Vermerk „Wortzahl zum Abgabetag“ auf dem Deckblatt. Oder ein Datum, das sich nicht mehr ändern darf.
Feldverknüpfung aufheben, wenn dauerhaft reiner Text gewünscht ist
Markieren Sie das Feld. Drücken Sie Strg+Umschalt+F9. Dadurch wird es in statischen Text umgewandelt. Eine Rückgängigmachung ist nur über die Funktion „Rückgängig“ möglich.
Ich trenne die Verknüpfungen von Feldern, wenn ich eine Datei an jemanden weitergebe, der sie verändern wird. Nicht immer absichtlich. Aber es kommt vor. Korrekturleser. PDF-Konverter. Zufällige Upload-Portale.
Microsoft dokumentiert Ctrl+Shift+F9 als Tastenkombination zum Aufheben der Verknüpfung von Feldern, wobei das Feld durch sein aktuelles Ergebnis ersetzt wird.
Fehlerbehebung bei Feldcodes wie ein ruhiger Mensch
Wenn Felder Probleme bereiten, schreibe ich nicht gleich das ganze Dokument neu. Ich beginne mit drei Prüfungen. Schnell. Langweilig. Effektiv.
Prüfen Sie, ob Sie Codes sehen.
Alt+F9. Fertig. Die Hälfte der E-Mails, die ich erhalte, in denen es heißt „Meine Seitenzahlen sind verschwunden“, stammen einfach von jemandem, der in der Codeansicht feststeckt.
Aktualisieren Sie in der richtigen Reihenfolge
Querverweise, Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnisse – sie alle hängen von anderen Elementen ab. Daher aktualisiere ich üblicherweise das gesamte Dokument (Strg+A, F9). Anschließend aktualisiere ich das Inhaltsverzeichnis explizit (Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis, Feld aktualisieren). Diese Vorgehensweise funktioniert in der Regel einwandfrei.
Prüfen Sie, ob Lesezeichen beschädigt sind.
Wenn die Fehlermeldung „Fehler! Referenzquelle nicht gefunden“ erscheint, fehlt ein Lesezeichen. Word übertreibt nicht. Es kann tatsächlich nicht finden, worauf das Feld verweist.
In der Dokumentation zu Fehlermeldungen von Microsoft Word wird die Meldung „Fehler! Referenzquelle nicht gefunden“ als Hinweis auf ein defektes Lesezeichen oder ein gelöschtes referenziertes Element in Querverweisen identifiziert.
Die Lösung besteht üblicherweise darin, den Querverweis erneut einzufügen oder das Lesezeichen neu zu erstellen. Ärgerlich. Aber nicht mysteriös.
Mein praktischer Arbeitsablauf für Autoren, bevor Sie ein Manuskript abgeben
Ich will es mal ganz deutlich sagen: Die meisten Formatierungsprobleme, die ich sehe, fangen damit an, dass man sich vor technischen Details scheut. Verständlich. Aber man muss kein Word-Experte werden. Eine wiederholbare Überprüfung reicht völlig aus.
- Erstellen Sie eine Sicherungskopie. Im Ernst.
- Strg+A, dann F9. Alles aktualisieren.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis. Aktualisieren Sie die gesamte Tabelle.
- Scrollen Sie nach Fehlern wie „Referenzquelle nicht gefunden“. Beheben Sie diese jetzt.
- Entscheiden Sie, welche Felder (Datum, spezifische Notizen) gesperrt werden sollen. Sperren oder entkoppeln Sie diese.
Wenn ich mit Adazing-Kunden zusammenarbeite, mache ich das oft, bevor wir die endgültigen Dateien erstellen. Es ist nicht glamourös, aber es verhindert spätere unangenehme Überraschungen.
Benötigen Sie Hilfe beim Einrichten eines übersichtlichen Word-Workflows für Ihr Buch, inklusive Vorlagen? Dann empfehle ich Ihnen Folgendes: Fantastische Ressourcen für Autoren.
Häufig gestellte Fragen zum Umgang mit Feldcodes in Word
Warum sehe ich anstelle meiner Seitenzahlen und Überschriften nur Code?
Sie haben wahrscheinlich die Feldcodeanzeige umgeschaltet. Drücken Sie Alt+F9, um sie wiederherzustellen. Falls es sich nur um eine einzelne Stelle handelt, klicken Sie darauf und drücken Sie Umschalt+F9.
Warum wird mein Inhaltsverzeichnis nicht aktualisiert, obwohl ich auf „Aktualisieren“ geklickt habe?
Es gibt zwei häufige Gründe: Entweder verwenden Ihre Kapitelüberschriften nicht die integrierten Überschriftenstile, oder Sie haben nur die Seitenzahlen aktualisiert, nicht aber die gesamte Tabelle. Versuchen Sie, den Kapitelüberschriften den Formatierungsstil „Überschrift 1“ zuzuweisen und anschließend die gesamte Tabelle zu aktualisieren.
Kann ich meine eigenen Feldcodes von Grund auf neu erstellen?
Ja. Verwenden Sie Strg+F9, um echte Feldklammern einzufügen, und geben Sie dann den Code ein. Aber ehrlich gesagt? Ich empfehle, zuerst im Felddialog einzufügen und dann anzupassen. Das erspart Ihnen Tippfehler.
Meine Querverweise melden einen Fehler! Referenzquelle nicht gefunden. Wie kann ich das schnell beheben?
Die referenzierte Lesezeichen- oder Überschriftenmarkierung fehlt. Suchen Sie die Stelle, an der Sie referenzieren wollten, erstellen Sie die Lesezeichen- oder Überschriftenmarkierung neu und fügen Sie die Querverweismarkierung erneut ein. Aktualisieren Sie anschließend die Felder mit F9.
Wie kann ich verhindern, dass sich das Datum jedes Mal ändert, wenn ich das Dokument öffne?
Verwenden Sie ein statisches Feld wie z. B. „Erstellungsdatum“, falls es passt. Alternativ können Sie das Datumsfeld in Text umwandeln, indem Sie es auswählen und Strg+Umschalt+F9 drücken. Ich mache das häufig auf Deckblättern für Einreichungen.
Bleiben die Feldcodes erhalten, wenn ich Kapitel in ein neues Word-Dokument kopiere?
Manchmal. Manchmal nicht. Querverweise, die auf Lesezeichen basieren, sind besonders anfällig. Normalerweise aktualisiere ich die Felder nach dem Verschieben und überprüfe die Querverweisziele stichprobenartig. Bei Büchern mit vielen Verweisen bevorzuge ich es, alles bis zum Schluss in einer Masterdatei zu speichern.
